Инструментом для создания автоматизированной системы документооборота Вашей компании является программный продукт 1С:Документооборот 8.
Специалисты компании «Хьюмен систем» в рамках заключенных договоров помогут Вам внедрить 1С: Документооборот 8, произведут начальные настройки программы, обучат пользователей.
Система электронного документооборота (СЭД) позволит комплексно подойти к решению задач по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом разграничения прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- возможность просмотра и редактирования документов, контроль версий;
- работа с документами любых типов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- работа в рамках локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры.
Эффект от внедрения системы электронного документооборота 1С: Документооборот 8 на предприятии:
1) Ускорение работы секретаря, специалиста по делопроизводству, специалистов организации за счет ведения всего документооборота компании в специализированной программе;
2) Сокращение бумажного документооборота за счет:
- перевода внутренних управляющих документов в электронный вид;
- использования вместо копий документов с резолюциями выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
- создания единого доступного для всех сотрудников хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками;
- подготовки и согласования документов в электронном виде.
3) Повышение исполнительской дисциплины за счет усиления контроля над исполнением поручений при наличии полной информации о выданных исполнителю заданиях, сроках их исполнения и результатах выполнения работ.
4) Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность их работы.
5) Сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.
6) Сокращение времени на поиск документов за счет единого структурированного хранения всех документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту.
7) Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического размножения и перемещения копий.
8) Исключение потерь документов за счет их хранения в единой базе данных.
9) Обеспечение безопасности информации за счет исключения несанкционированного доступа к документам.
10) Снижение материальных затрат организации на бумагу и оргтехнику за счет сокращения бумажного документооборота и перевода документов в электронный вид.
11) Снижение затрат времени на обработку документов.
12) Накопление корпоративных знаний (история переписки, обоснование принятых решений)
13) Облегчение выполнения требований стандартов ISO серии 9000, 14000, 18000, 8000.
Эффект от внедрения 1С:Документооборот 8 складывается из прямого эффекта от внедрения системы, который связан с экономией средств на расходные материалы и рабочее время сотрудников, и косвенного эффекта, связанного с улучшением управленческих процессов (контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления и оперативного использования знаний и т.д).
