Чтобы принимать верные решения на рынке, нужно обладать оперативной информацией о продажах в режиме онлайн, считает заместитель генерального директора по коммерческим вопросам СОАО «Коммунарка» Светлана Гонтарева. О том, как предприятию удалось объединить торговый учет восьми отделов, которые работали с разрозненной информацией, свести к минимуму ошибки, контролировать дебиторскую задолженность в реальном времени и получать развернутую аналитику, читайте в очередном материале:
Светлана Гонтарева
Фабрика «Коммунарка» — один из крупнейших производителей кондитерских изделий в стране. Она входит в состав концерна «Белгоспищепром». Ежегодно на предприятии выпускается больше 27 тысяч тонн сладкой продукции. В ассортименте фабрики — более 350 наименований сладостей. Около 20% продукции отправляют на экспорт в Россию, Китай, Азербайджан, Казахстан, Армению, США, Канаду, Германию, Израиль и другие страны. Сбытом готовой продукции на «Коммунарке» занимаются три отдела в Минске (головной офис, экспортный отдел и отдел фирменной торговли), а также по одному отделу в каждом областном центре.
До автоматизации учет на предприятии вели, используя разрозненные программные продукты, причем в каждом из пяти региональных отделений — свои. Это мешало получать общую картину сбыта готовой продукции и финансовые результаты с необходимой детализацией. Достаточно сказать, что отчеты из регионов приходили с серьезной для такого бизнеса задержкой в один день. Соответственно, снижались качество и скорость реагирования на запросы рынка, было трудно оперативно и качественно принимать управленческие решения.
В конце 2016 года руководство фабрики решило приобрести программный продукт, который позволил бы в одной системе вести не просто учет реализации готовой продукции, но еще и управлять продажами в разрезе подразделений, номенклатуры, рынков сбыта и проводимых акций. Для выбора программного продукта и команды разработчиков создали специальную комиссию, в которую вошли специалисты отделов продаж и автоматизированных систем управления предприятием, экономисты, логисты, бухгалтеры и другие сотрудники. В итоге остановились на «1С: Управление торговлей» от «Хьюмен Интел Систем».
— Все проблемы фабрика решала поэтапно, — рассказывает Светлана Гонтарева. — Сначала купили и внедрили программу для бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия 8»), отработали ее, а уже потом начали внедрять «1С: Управление торговлей». Все полезные функции, которые были в старых программах, перенесли в новую. И, естественно, многое добавилось: мы расширили возможности получения информации по каждому контрагенту и торговому агенту. Например, я могу получить отчеты по каждому продавцу по поставкам до точек в разрезе наименований и дат. И все это в режиме реального времени.
Из ста наименований продукции найти нужное
Появление новых рынков сбыта, ужесточение конкуренции и повышение запросов клиентов вели к увеличению количества видов продукции «Коммунарки». Из-за этого со временем работать со старой базой данных стало трудно из-за объема наименований и их несовпадения в разных программах. Потребовалась структурировать номенклатуру и перенести ее в «1С: Управлении торговлей».
— Раньше один продукт на производстве мог кодироваться несколькими кодами для учета готовой продукции. Например, конфеты «Арахисовые» выпускаются с различными этикетками (в кашированной фольге или писчей кашированной фольге). Это важно для экономики производства, так как влияет на себестоимость, но безразлично для продаж, так как это по сути одна и та же конфета. Для нас это было серьезной трудностью. Обычным специалистам по продажам, мерчандайзингу, торговым агентам было очень сложно в большом перечне подбирать себе номенклатуру для продаж, — отмечает начальник отдела автоматизации систем управления производством Ирина Шкварчук.
Ирина Шкварчук
Номенклатуру привели к общему стандарту в разных программах, идентифицируя продукцию с помощью уникальных штрих-кодов. Это позволило не только облегчить работу сотрудникам, но и обеспечить прослеживаемость продукции для каждой партии — от производственной линии до покупателя. Последнее, в свою очередь, помогает гарантировать безопасность и качество всей продукции: в случае, если возникнут вопросы с какой-то конкретной партией, ее легко найти.
— Наши специалисты по продажам ушли от очень сложного поиска номенклатуры. Представьте: искать в ста наименованиях «Аленки» одну конкретную. А с «1С: Управлением торговлей» сразу видишь даты поступлений, сроки годности, что в принципе только и надо отделу продаж, — говорит Светлана Гонтарева.
После внедрения «1С: Управления торговлей» и нового подхода к номенклатуре специалисты смогли в режиме реального времени видеть оперативные данные об остатках товара на складах. Помимо этого, в онлайне появились и данные по дебиторской задолженности по контрагентам в разрезе договоров и документов отгрузок.
— Раньше торговый агент вел учет со своими контрагентами. Он должен был постоянно обзванивать бухгалтерию фабрики и клиентов, отслеживать «дебиторку» каждого, отмечать информацию в своих документах. Сегодня же программа позволяет при сборе заказа для любого клиента сразу видеть его текущий баланс: должен он предприятию или нет. И уже исходя из этого принимать решение об отгрузке товара. Стало возможно блокировать отгрузку партнерам, которые имеют задолженность. Благодаря этому улучшили контроль по взаиморасчетам с партнерами, — объясняет Ирина Шкварчук.
Так фабрика избавилась от препятствий в работе из-за человеческого фактора и смогла контролировать дебиторскую задолженность по всему предприятию и отдельным контрагентам не по итогу месяца, а в любой момент времени.
Минимизировать число бумажных документов — реально
Программа также позволила шире внедрить EDI-обмен с клиентами. Как объяснила специалист, внедрявшая программный продукт со стороны компании «Хьюмен Интел Систем», Светлана Медведева, это электронный обмен между бизнес-партнерами защищенными стандартизированными коммерческими документами: заказами, прейскурантами, удостоверениями качества, накладными и другими рабочими файлами.
— Поскольку обмен электронный, это упрощает и ускоряет взаимодействие с контрагентами. Процесс в целом становится быстрее, а ошибок, возникающих из-за человеческого фактора, становится меньше, — рассказывает Светлана Медведева.
Светлана Медведева
Кроме того, на предприятии внедрили электронный обмен юридически значимыми документами (ТТН — товарно-транспортными накладными) при отгрузке продукции на уровне внутренних перемещений: между центральными складами, отделами прямых продаж и точками фирменной торговли.
— Это очень важно, ведь иногда в день на предприятии выписывается до 1000 таких документов в четырех экземплярах. Обслуживание одного водителя оператором занимало от 20 до 25 минут. А хранить оригиналы ТТН, согласно закону, нужно три года с даты проверки. Переход на электронный документооборот позволил сократить время выписки до 5−10 минут, при этом больше не надо физически хранить массивные архивы. А в ближайшее время мы рассчитываем перейти на отгрузку с использованием электронных накладных и с покупателями, которые будут готовы работать в новом формате, — делится Светлана Гонтарева.
Непростое внедрение и «удаленка» без проблем
— Любое внедрение нового программного продукта — это, конечно, большая работа, особенно с таким крупным предприятием, — говорит Светлана Медведева. — Первым этапом было написание технического задания, сбор требований. Причем при написании необходимо учесть все бизнес-процессы, которые есть, указать существующие наработки и недочеты старой программы, например, невозможность построения отчетов в требуемой форме.
Вторым этапом стала разработка и тестирование, а затем ввод в эксплуатацию.
— Когда все подготовлено, выверена информация по продукции предприятия в целом, по взаиморасчетам, а нужные обороты загружены, люди могут работать. Но самым сложным было правильно оценить готовность системы к реальному запуску и не допустить ошибок, которые привели бы к остановке отгрузки готовой продукции. Это чуть ли не крах для такого большого предприятия, — рассказывает Светлана Медведева.
Как отмечает Ирина Шкварчук, особенность и основная сложность внедрения заключалась в том, что после опытной эксплуатации запуск проходил без подстраховки в старых программах (одновременном учете в двух системах на случай ошибок). На «Коммунарке» решили запустить все и сразу.
— Пользователи учились ускоренными темпами на реальных оперативных данных. С первого дня запуска все работали только в новой системе, старые программы отключили — по-другому никак. По прошествии времени могу сказать, что это был очень напряженный запуск. Телефоны разрывались, выявляли проблемные моменты на ходу, но благодаря поддержке «Хьюмен Интел Систем» даже самые серьезные вопросы решались очень быстро, — вспоминает Ирина Шкварчук. — Представьте: нам нужно было запустить в один день все пять регионов, чтобы все отделы продаж продолжали работать. Просто люди с разным уровнем подготовки — от кладовщиков до бухгалтеров, распределенных по стране — сработали по-новому.
— Благодаря новой системе специалистам не нужно часто напрямую общаться друг с другом. Большинство повседневных задач теперь можно решать за своим автоматизированным рабочим местом с использованием полной и оперативной информации из «1С: Управления торговлей». Это позволило в период пандемии без ущерба для производственных результатов перейти на удаленный вид работы большому количеству сотрудников фабрики. При этом предприятие не понесло расходов на дополнительное оборудование, чтобы обеспечить взаимодействие удаленных сотрудников с рабочими местами на фабрике, — дополняет Светлана Гонтарева.
Что в сухом остатке?
— Эффект от проекта автоматизации нельзя оценивать исключительно с точки зрения соотношения затрат на автоматизацию и будущего сокращения издержек.
Основной эффект от автоматизации — это качество управления. Например, как оценить эффект от принятия на работу нового толкового менеджера? — задается вопросом Светлана Гонтарева. — Главная цель реинжиниринга бизнес-процессов и их сопутствующей автоматизации — повышение качества управления, а минимизация расходов уже становится следствием этого.
По словам заместителя генерального директора по коммерческим вопросам, эффективная организация бизнес-процессов снижает особый вид издержек, которые трудно оценить, но которые тем не менее могут влиять на развитие компании. Речь идет о «транзакционных издержках», возникающих из-за неправильной организации взаимодействия компании с внешней средой, а также некачественной организации бизнес-процессов внутри компании.
— Мы уже можем говорить об успехе нашей автоматизации и таких эффектах от ее внедрения, как возможность получать своевременный глубокий анализ продаж, который позволяет оптимизировать ассортимент, оперативно формировать производственные задания. У нас повысилось качество выполнения заказов покупателей, улучшилась эффективность работы с контрагентами, сократилось время обслуживания транспорта, появилась возможность контролировать дебиторскую задолженность по всему предприятию и отдельным контрагентам не по итогу месяца, а в любой момент времени, — перечисляет Светлана Гонтарева.
Как отметила заместитель генерального директора по коммерческим вопросам, производство кондитерских изделий — высококонкурентная среда. Поэтому данные, получаемые онлайн из «1С: Управления торговлей» по отгрузкам и реализациям, в разрезе контрагентов очень важны, чтобы быстро реагировать на запросы рынка и выстраивать индивидуальную стратегию работы с каждым клиентом.
— Сейчас у нас больше четырех тысяч партнеров — покупателей готовой продукции. Цифра внушительная, и тем не менее я обеспечена возможностью анализа картины продаж в любых разрезах: рынков сбыта, ассортимента продукции, рентабельности. Благодаря этим данным могу прогнозировать перспективы сделок, правильно выстраивать работу с контрагентами, — рассказывает Светлана Гонтарева. — Например, работа с крупными торговыми сетями и с небольшими или мелкими компаниями — две разные вещи, требующие разных подходов в части логистики, объема заказов, ассортимента и промактивности. Все это ведет к разным вариантам формирования заказов. Раньше создание первичных документов нередко сопровождалось ошибками из-за пресловутого человеческого фактора.
Результаты только утвердили руководство в правильности стратегии, поэтому автоматизация на «Коммунарке» продолжается:
— Уже сейчас у нас идет проект по автоматизации управления производством. Это часть нашей стратегии развития автоматизации, которую мы постоянно актуализируем с учетом запросов бизнеса, — заключает Ирина Шкварчук.
