Компания «Бел Фуд Сервис», которая управляет ресторанами KFC в Беларуси, поделилась интересным кейсом по автоматизации планирования денежных потоков и фактических оплат. Изначально все финансовые операции велись в Google Таблицах, но по мере роста компании этого инструмента стало не хватать: сотрудники очень много времени тратили на рутинные операции. На помощь пришла программа «Управление финансами для 1С:8», которая позволила все процессы автоматизировать.
Об особенностях внедрения нового ПО рассказывают Виктория Райко, финансовый директор «Бел Фуд Сервис», и Наталья Лапицкая, специалист по внедрению компании «Хьюмен Систем».
Как все работало раньше
Виктория Райко: Для платежей и бюджетирования мы использовали Google Таблицы в закрытом доступе: одну — в качестве бюджета, вторую — для планирования фактических оплат по контрагентам.
Но таблицы не позволяли формировать платежные документы и трансформировать их в бухгалтерскую программу «1С» для дальнейшей выгрузки в клиент-банк, а также проводить оперативный анализ фактических оплат.
Не было возможности хранить историю — каждый квартал мы делали новые таблицы и раздавали доступ отделам.То есть все работало в ручном режиме: сначала сотрудник вносил заявку на платеж, я ее проверяла и утверждала бюджет. Потом, чтобы инициировать оплату, заявку нужно было перенести в таблицу платежей. После согласования бухгалтер все это переносила в «1С». Получается, что мы как минимум три раза один и тот же платеж дублировали в таблицах.
Но самым сложным было в ручном формате отслеживать бюджетирование: связи между таблицей платежей и таблицей бюджета не было, и мне, чтобы посмотреть профицит или дефицит бюджета, необходимо было переносить две таблицы в Excel и там делать сверку.
Почему возникла потребность в автоматизации?
Виктория Райко: Бизнес активно развивается: сейчас у нас в управлении 37 ресторанов KFC в Беларуси, и мы очень быстро прирастаем — в среднем за пять лет на 100% ежегодно. Из-за такого резкого роста на каком-то этапе нам стало сложно в ручном режиме проводить финансовые операции.
Мы сразу понимали, что ресторанов будет все больше и больше, поэтому нужно делать автоматизацию. Да, мы могли нанять больше людей и заняться автоматизацией уже после того, как бизнес полностью разовьется. Но мы решили не ждать и прямо на этапе бурного роста делать автоматизацию бизнес-процессов.
Как выбирали подрядчика
Виктория Райко: У нас уже есть бухгалтерская программа на базе платформы «1С: Предприятие 8». Так как скорость внедрения была в приоритете, то мы решили использовать эту же платформу и для финансов, чтобы ПО не требовало больших доработок при интеграции программ. Ну, и кроме того, мы были довольны тем, как работает «Моя бухгалтерия 8».
Что касается подрядчиков, то группа компаний «Хьюмен Интел Систем» была у нас в приоритете, так как мы с ней уже 5 лет сотрудничаем по программе бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Поэтому мы знали, какой уровень сервиса ожидать. Изучив рынок и опыт коллег, мы поняли, что альтернатив не так много, и решили внедрять ПО вместе с нашим текущим партнером.
Как определяли, какой должна быть автоматизация
Виктория Райко: Это была совместная работа: специалисты «Хьюмен Систем» изучили нашу деятельность, а мы, зная свою специфику, рассказали о наших «хотелках». И дальше они уже смотрели, насколько это реалистично воплотить в жизнь.
Наталья Лапицкая: Решили работать с нашим собственным программным решением «Управление финансами для 1С:8», потому что его блок «Казначейство» оптимально закрывает потребности компании в создании бюджетных заявок на расходование средств на определенный период с последующей трансформацией в документы платежей и выгрузкой в клиент-банк.
И если раньше данные из таблиц вручную вносились в бухгалтерскую программу по каждому платежу, то нам предстояло все автоматизировать, чтобы бухгалтеру в ручном режиме уже ничего не нужно было делать — только контролировать правильность данных.
Как теперь все работает в системе
Наталья Лапицкая: Выходной формой для принятия управленческих решений выступает платежный календарь за определенный период с анализом кассового разрыва по дням, анализом по статьям движения денежных средств, в разрезе ответственных отделов и ресторанов. В данном блоке предусмотрены не только планирование денежных потоков, трансформация в платежные документы и их дальнейший анализ через отчет «Движение денежных средств», но и планирование доходов и расходов компании с выходной формой «Бюджет доходов и расходов».
Сама программа «Управление финансами для 1С:8» состоит не только из блока казначейства, но еще и других блоков, каждый из которых решает определенные задачи. Так, в блоке «Универсальные движения» есть возможность формировать такие управленческие отчеты, как управленческий баланс, отчет о прибылях и убытках, смотреть движения по документам и прочее.
Вместе с тем есть возможность ведения параллельного с бухгалтерским учетом или отличного от него учета основных средств, когда надо получить именно управленческую информацию. По движению товаров можно получить разрез продаж по менеджерам, клиентам, номенклатуре и прочее. Отслеживать статус заказов с клиентами. Один из блоков позволяет ставить задачи на исполнение пользователям системы и контролировать их выполнение в срок. Наглядные примеры того, как это происходит в типовой версии, как раз приведены в нашем видеообзоре функционала программы.
Следует отметить, что данные в программу «Управление финансами для 1С:8» можно вносить вручную, но в основном они попадают в программу из внешних систем, документов через описанные и разработанные процессы переноса данных.
Например, в «Бел Фуд Сервис» настроен автоматический перенос данных по лизингу, где много платежей.
Виктория Райко: Расскажу более подробно о лизинге. У нас сейчас заключено более 100 договоров по лизингу, и раньше бухгалтеры вручную вносили все платежи по графику сначала в таблицу, а потом в «1С: Бухгалтерия 8 Моя бухгалтерия 8» и формировали платежки. Сейчас же мы один раз заносим график платежей по каждому договору, и дальше программа отправляет эти платежи в бюджет и делает платежки. Причем внесение графика в «1С» тоже автоматическое — в «1С: Бухгалтерия 8» информация подгружается из документов лизинговой компании. То есть весь процесс максимально освобожден от человеческого участия, осталась только зона контроля.
Наталья Лапицкая: Уникальность нашего проекта с «Бел Фуд Сервис» состоит в том, что мы сделали так, что один документ решает достаточно много задач — и планирование, и оплату.
Как это работает:
- При заключении договора с поставщиком или подрядчиком сотрудник «Бел Фуд Сервис» создает в системе заявку на оплату, чтобы забронировать деньги в бюджете.
- Когда приходит дата платежа, заявка превращается в документ, инициирующий плату. После согласования платежа финансовым директором заявка переходит в зону действия бухгалтера. Он еще раз сверяет реквизиты и отправляет в банк на оплату. Выписка из банка снова попадает в «1С».
Виктория Райко: При этом единственный раз информация вносится в систему при создании сотрудником заявки. Там узкий объем работы: у нас постоянный пул поставщиков, согласованный франшизой, и вся база со всеми реквизитами уже внесена в программу. Также есть возможность копирования заявок предыдущего периода с корректировкой необходимых реквизитов без входа в саму заявку, поэтому новые заявки формируются очень быстро.
Специфические доработки
Виктория Райко: Один из примеров: в договоре аренды на каждый из ресторанов могут быть специфические условия или оговорены отдельные курсы валют, отличные от курса Нацбанка. И до автоматизации в компании был специалист, который держал все нюансы в голове и вручную отслеживал правильность выставления курса в платежах. Суммы большие, и в случае ошибки это было сложно исправлять. А еще если такой человек увольняется, то весь кладезь знаний теряется — новому сотруднику нужно заново вникать во все тонкости. Сейчас же все нюансы прописаны в программе.
Наталья Лапицкая: Сделать так, чтобы программа сама выбирала, какой курс нужно использовать, было непросто, но мы смогли это реализовать. Причем в назначении платежа программа указывает, по какому курсу и на какую дату совершен этот платеж.
Как проходила автоматизация
Наталья Лапицкая: На первом этапе мы проанализировали процессы компании, связанные с формированием бюджетов по отделам и фактической оплатой, и написали техническое задание на разработку. Во время обследования были вовлечены в процесс отделы и учитывались пожелания для автоматизации. Можно сказать, что анализ находился немного в стороне, а вот уже непосредственная разработка и тестирование происходили параллельно.
И кстати, когда процессы внедрения и тестирования идут параллельно — это неплохо. Если пользователям системы что-то не нравится, можно тут же исправить.Сразу все департаменты не запускали — начали с блока по лизингу и кредитам, где больше всего «изюминок». Дальше подключили аренду. И вот на этих самых сложных темах отработали все нюансы деятельности компании. Остальные отделы, когда подключались к системе, чувствовали себя уже увереннее, так как могли проконсультироваться с «бывалыми» коллегами.
Сложнее всего было обучить правильно заполнять начальные данные: все то, что раньше хранилось в таблицах, нужно было перенести в систему и таким образом создать полную базу контрагентов со всеми реквизитами.
Ну, и еще лично для меня был непростым этап обучения сотрудников: пользователей системы в компании много, и, несмотря на написанную подробную инструкцию по функционалу программы, мне все равно пришлось пообщаться практически с каждым. Но сейчас ребята — молодцы, уже несколько месяцев самостоятельно работают в системе и редко обращаются за помощью.
Команда для автоматизации
Виктория Райко: У нас финансы и ИТ входят в один департамент, поэтому внедрение любого ПО, не обязательно финансового, курирую я.
ИТ-менеджер был полностью привлечен к участию в этом проекте. Кроме того, участвовали главный бухгалтер, бухгалтер по платежам, а также пул специалистов других отделов по аренде и лизингу.
Специалистам из остальных департаментов, которые подключались к проекту на более поздних стадиях, оставалось только научиться работать в программе и давать обратную связь по багам.
У нас все люди проактивные, готовые к новым проектам. Изначально все понимали, что автоматизация приведет к упрощению работы. Ну, а больше всех внедрению радовалась бухгалтерия.
На этапе тестирования некоторые наши сотрудники падали духом, т.к. участие в проекте давалось непросто. Нужно было постоянно держать обратную связь с разработчиками, что отнимало немало рабочего времени, и при этом фокусироваться на основной работе и все успевать. Но мы смогли преодолеть трудности и довести проект до конца.
Как руководитель, я не вникала в детали: только обозначила задачи, а дальше все внедрение — это заслуга моей команды. Мне нужно было только оставаться драйвером, который не давал сдаваться. Даже не пришлось самой подключаться к процессу теста, так как у нас в команде принято самим брать на себя ответственность.
Результаты
Виктория Райко: Безусловно, объем рутинной работы у бухгалтерии уменьшился. Если раньше вручную за день нужно было создать 100 платежек, отправить их в банк, удостовериться в оплате и потом в таблице отметить, какие платежи прошли, то сейчас все это делается за несколько минут в автоматическом режиме.
Таким образом у бухгалтерии освободилось время для более важных вопросов: мониторить изменения в налогообложении, улучшить качество учета перед аудиторской проверкой и т.д. Когда закапываешься в рутине, сложно фокусироваться на важных вопросах.
Для тех, кто оставлял заявки, объем работы, по сути, остался прежним: только раньше они вносили данные копированием в таблицы, а сейчас выбирают из базы в «1С».
Но здесь сократился фактор ошибки — теперь есть унифицированная база всех контрагентов и договоров, и все данные подтягиваются из единой системы.Я сама наслаждаюсь результатом автоматизации. Не нужно переключаться с таблицы на таблицу и разбираться, где и что согласовывать в бюджет. Я все вижу в отчетах в унифицированном виде и могу больше внимания уделять платежам, которые идут вне бюджета.
Что дальше?
Виктория Райко: Что касается платежей, то на текущем этапе сделано достаточно. Дальше будем направлять свои усилия на автоматизацию управленческой части — возможности программы «Управление финансами для 1С:8» это позволяют.
Наталья Лапицкая: Каждый квартал у нас выходят релизы с обновлениями — мы что-то добавляем в программу, развивая ее.
Советы для тех, кто хочет автоматизировать бизнес
Виктория Райко: Во-первых, если что-то можно автоматизировать, то это нужно делать. Сейчас информационные технологии дают возможность бизнесу избавиться от рутины, экономить время, оперативно получать качественную информацию для управления, и этим нужно пользоваться.
Во-вторых, поработайте с сотрудниками: нужно донести до них, что за автоматизацией будущее. Пусть они будут проактивными и заинтересованными внедрять такие проекты.
Наконец, посчитайте финансовую эффективность автоматизации. У нас окупаемость этого проекта — меньше года. Да, пришлось потратить силы на его реализацию, но это того однозначно стоило.
