Легко обновлять системы программного обеспечения, когда ты маленькая компания: купил решение «из коробки», обучил трех сотрудников — и готово. А если ты крупнейший в стране дистрибьютор и каждый день генерируешь 2−3 тысячи накладных? А если у тебя целый набор различного ПО, который формировался на протяжении десяти лет? Мы нашли пример, когда крупный торговый бизнес — компания SellWin — прошел подводные рифы «осовременивания» ПО практически без потерь. Если, конечно, не считать стресс и бессонные ночи.
Все же работало. Зачем что-то внедрять?
Компания «Сэльвин» — крупнейший дистрибьютор в Беларуси бытовой химии, средств гигиены, хозяйственных товаров, косметики, парфюмерии и продуктов питания. Также она оказывает услуги по комплексной логистике.
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Перед началом проекта в «Сэльвин» использовались четыре основных программных продукта, интегрированных между собой:
- ПО на базе «1С: Предприятие 7» для складского учета товаров
- «1С: Бухгалтерия 7.7» для учета товаров, ведения ценообразования, печати отгрузочных документов
- «Моя бухгалтерия 8» для ведения бухучета в целом
- Складская программа (WMS).
И еще целый ряд систем для решения логистических, торговых и аналитических задач: логистическая программа (TMS), ПО для торговых агентов, учетные системы компаний-партнеров, системы для отчетности и анализа деятельности предприятия.
Работа во всем этом «зоопарке» программ требовала высокой квалификации пользователей, задействовала много временного ресурса и при этом не гарантировала отсутствия ошибок при ручном вводе.
— Сотрудники многих служб, особенно логистики, работали в двух системах одновременно. Администрировать две системы было очень трудоемко. Кроме того, был конфликт интересов между службами, так как в некоторые часы нагрузка на систему была колоссальная. Приходилось звонить коллегам и просить: «Вы не работайте, дайте нам возможность распечатать накладные», — вспоминает главный бухгалтер Евгения Кононенко.
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Главной целью проекта по обновлению ПО было увеличение эффективности по обработке данных. Но при этом все бизнес-процессы должны были сохраниться, просто на более современной платформе.
— У нас очень креативные и талантливые топ-менеджеры, и мы стараемся процессы максимально автоматизировать. Даже устаревшую систему мы постоянно улучшали. Но наши амбиции старая платформа уже не позволяла реализовать. Это и понятно. На ней мы проработали 10 лет — это такой срок, когда нужно двигаться вперед, — говорит Евгения.
Какую систему компания выбрала для перемен?
С подрядчиком для обновления системы на «Сэльвин» определились быстро. До этого у компании уже был опыт внедрения 8-й версии программы для бухгалтерии и системы по зарплате и управлению персоналом совместно с группой компаний «Хьюмен Интел Систем». Два проекта прошли очень легко, в амбициозно короткие сроки. Кроме того, в «Хьюмен Систем» уже знали объемы «Сэльвин», потенциал компании и ее коллектив. «Заходить» в новый проект со знакомым партнером было значительно проще.
Компания решила перейти на «1С: Управление торговлей». Программа должна была объединить функционал двух систем и в результате стать единой операционной системой по управлению всеми торговыми и логистическими процессами.
Как говорит Татьяна Лисова, специалист по внедрению «Хьюмен Систем», компания SellWin уже имела устоявшиеся бизнес-процессы — такое среди заказчиков встречается нечасто: «Обычно все заказчики не до конца знают, чего они хотят от нового ПО. Здесь же наша задача была только пересмотреть все цепочки, переложить их на программный продукт „1С: Управление торговлей“, а также объединить учет из двух разных программ в одну. Бизнес большой, поэтому, чтобы сэкономить затраты, мы решили делать все параллельно: анализ, описание бизнес-процессов, составление ТЗ, разработку, тестирование».
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Сотрудники сами устали работать в старых системах
При внедрении таких проектов очень важно, чтобы вся команда со стороны заказчика была нацелена на результат. Иначе новый продукт будет вызывать отторжение сотрудников — вплоть до саботажа. У «Сэльвин» такую команду под проект собрать получилось, считает Евгения Кононенко:
— Во-первых, не я одна хотела внедрять этот продукт — проект был инициирован нашими собственниками, вся команда топ-менеджеров была на это нацелена. Во-вторых, каждый из топ-менеджеров смог сформировать рабочую группу у себя в подразделении. Все описания бизнес-процессов готовили сотрудники, которые непосредственно заняты этими задачами каждый день.
Также главный бухгалтер отмечает, что сотрудники сами уже устали работать в старых системах. А Эльмира Ярадангулиева, директор по логистике, считает, что дело еще в мотивации:
— Наши сотрудники такие же амбициозные, как и топ-менеджеры. Им проект был интересен, они хотели получить результат. Нам нужно было только помогать им раскрываться. Когда заказ идет не сверху вниз, когда в проект вовлекаются все, это не позволяет вырастать саботажу. Если люди делают что-то своими руками, они это заранее любят.
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Кстати, в тестировании принимали участие даже подразделения, которые напрямую не связаны с новой системой. Их привлекали специально, чтобы сотрудники смежных подразделений лучше понимали кросс-функциональные моменты бизнес-процессов.
— Как разработчик, мы должны были почувствовать проблемы клиента и «боль» рядовых исполнителей, учесть все проблемные моменты. Даже самые банальные, о которых «топы» не подозревают. Второй момент — мы стараемся не навязывать бизнес-процессы, а взять все лучшее из существующего, переработать и построить на новой современной платформе. А для пользователей создать ту среду, к которой они привыкли — чтобы были «родные» кнопочки и иконочки, — объясняет Татьяна Лисова.
Сюрпризы при описании бизнес-процессов
Вскоре руководство «Сэльвин» нашло проблемы в бизнес-процессах, о которых никто не подозревал. Оказалось, что представления линейного сотрудника и топ-менеджера о том, как все работает в бизнесе, иногда совершенно разные.
Пример из отдела сертификации: топ-менеджерам «Сэльвин» казалось, что специалисты по сертификации легко работают с документами и там все очевидно. А на деле выяснилось, что здесь огромное количество ручного труда, завязанного на уникальные знания одного конкретного специалиста. Пришлось глубоко вникать в сертификацию, и все наработки сотрудника были переложены в новую систему. И теперь, благодаря такой автоматизации, сотруднику не нужно запоминать кучу информации и переживать, что забудешь о продлении нужного сертификата. Новая система сама поставит в «стоп» товар, который требует дополнительного документирования, и напомнит пользователю, по каким позициям истекают сроки годности документов соответствия.
Перенос остатков и 20 интеграций
У компании есть уникальные бизнес-процессы, которые нужно было обязательно сохранить. Например, гибкая коммерческая политика, которая помогает быстро реагировать на изменения рынка и не только.
— У нас есть ответвления бизнеса, которые не сильно подходят под оптовую торговлю — например, ответственное хранение и доставка грузов поклажедателя или работа с интернет-заказами розничных покупателей. Это все предполагает разный документооборот, разные алгоритмы и процессинги, которые нужно было объединить в одной системе, — рассказывает Эльмира Ярадангулиева.
Евгения Кононенко добавляет про другие особенности:
— Также у нас порядка двадцати интеграций с внешними системами — электронным документооборотом, внешними системами наших поставщиков. Все это требовало уникальных интеграций, которые потерять было никак нельзя. Эти интеграции созданы инструментами 1С, благодаря чему мы ушли от различных утилит, разработанных с привлечением стороннего ПО. Это позволило избежать затрат на поддержку и обслуживание каждой интеграции в будущем.
Но самым важным в «Сэльвин» считают успешный перенос в новую систему всех данных из разных программ.
— Перенос данных производился из трех программных продуктов и был разбит на этапы: настройка системы, загрузка данных задолго до запланированного запуска, проверка перенесенных данных. В момент перехода оставалось только актуализировать данные, — поясняет Татьяна Лисова.
Ночь в офисе и неделя в стрессе
Самый ответственный момент для компании — это так называемая точка невозврата. Это когда запускается новая система, а старая в этот же момент становится неактуальной. И назад пути нет — на таких объемах и с таким количеством интеграций невозможно вести параллельно старое и новое ПО. И остановить бизнес нельзя — все данные начинают сразу же поступать в новую систему.Именно этого момента и боятся все заказчики — а вдруг что-то пойдет не так, и бизнес станет?
Почти 80% работы по предварительному тестированию нового продукта взяла на себя директор по логистике:
— Мы провели очень большое количество проверок всеми подразделениями. Так как данных много, понадобилось провести «нагрузочное тестирование» и испытать алгоритмы в реальных «боевых» условиях. Одно дело — проверить процессы на двух-трех документах, совсем другое — на десятках тысяч. Это помогло нам подойти к запуску новой системы достаточно уверенно. И даже при этом страх все равно был.
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
А Евгения Кононенко вспоминает, как приходилось ночевать в офисе:
— У нас не было возможности уйти назад, нельзя было параллельно вести системы. И решение с 1 сентября запустить систему означало, что мы либо станем на неделю, пока исправим все неточности, либо сразу пойдем дальше. В первый день мы все ночевали на работе, так как склад у нас работает в три смены.
Специалисты «Хьюмен Систем» все это время были с нами на связи. Мы на лету ловили все помарки и сразу же их исправляли. Вообще, стрессовой была вся первая неделя. А через два месяца мы провели плановую инвентаризацию — как контрольную точку для понимания, что мы ничего не потеряли.
И главный бухгалтер, и директор по логистике «Сэльвин» со словами благодарности отмечают работу команды «Хьюмен Систем»:
— Ребята дневали и ночевали на связи с нами во время запуска системы. Нас впечатлила самоотверженность команды. Потому что клиенту очень важно быть не брошенным в важный момент, а ощущать крепкое плечо и поддержку профессионалов. Даже несмотря на то, что это нерабочее время.
В группе компаний «Сэльвин» есть ИТ-компания «Сэльвин Систем» — она взяла на себя вопросы поддержки и автоматизации установленной системы. Как вспоминает Татьяна Лисова из «Хьюмен Систем», команда программистов сразу активно подключилась к процессу проектирования и внедрения:
— Мы помогали им разобраться в системе, и «Сэльвин Систем» сразу начали оказывать поддержку своим коллегам в течение всего проекта автоматизации. Поэтому можно сказать, что на самом сложном этапе запуска «Сэльвин» были окружены заботой сразу двух «систем».
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Что в итоге получили в «Сэльвин»
Вот какие улучшения они уже видят:
- Удобное получение аналитики из одной системы. Раньше для этого нужно было строить отчеты из разных программ, а то и формировать вручную. Многие документы теперь можно создавать намного проще.
Пример. Раньше существовало около 120 форм протокола согласования цен с розничными объектами, а теперь появился конструктор, при помощи которого любой сотрудник может сложить себе этот документ с любыми необходимыми данными и полями.
- Оптимизирован штат сотрудников. Если говорить про логистику, то для работы с несколькими программными продуктами требовалось больше людей, да еще и определенной квалификации. Теперь в логистике количество сотрудников снизилось порядка на 20% — и в отделах учета, и в отделах выписки документов. Часть процессов автоматизирована.
- У сотрудников повысился навык работы в системе. То, что раньше было невозможно (настроить какой-то журнал, сделать отчет под себя, вытянуть из данных полезную аналитику), сейчас любой сотрудник может сделать самостоятельно, не обращаясь в ИТ-службу.
— Каждый сотрудник может индивидуально настроить свое рабочее место — как ему удобно. Казалось бы — мелочь, но на самом деле нет, — уверена Эльмира Ярадангулиева. — Приятно, что «Хьюмен Систем» потратили на это время, создав каждому подразделеннию отдельные профили: чтобы и шрифт был красивый, и фон соответствующий, и возможность выводить на экран информацию так, как это удобно сотрудникам.
Автоматизация закончилась и… снова начинается?
На «Сэльвин» считают, что новая система «1С: Управление торговлей» как минимум в течение 5−6 лет будет отвечать потребностям компании — по возможностям, гибкости и быстроте работы. Но при этом прямо сейчас здесь начинают новые проекты по автоматизации — по документообороту, в маркетинге и казначействе.
— Наверное, это была наша ошибка: нужно не затягивать, а своевременно переходить на новые версии систем. Ведь это стресс — 10 лет «жить» с продуктом, а потом все перестраивать. Теперь мы будем следить за трендами на рынке ПО, — делится планами Евгения Кононенко.
Фото: Дария Гращенкова, probusiness.io
Советы тем, кто еще в начале пути
Пройдя весь процесс обновления программного обеспечения и оглядываясь назад, руководители «Сэльвин» сформулировали несколько советов для тех бизнесов, кто еще только думает об автоматизации:
- Провести аудит бизнес-процессов заранее. В «Сэльвин» на этом этапе нашлось много чего устаревшего и неэффективного. И лучше это увидеть и исправить до внедрения, чем перенести плохо работающие вещи в новую систему. Предварительный аудит хоть и требует дополнительного времени, но позволит сэкономить на разработке.
- Определить границы проекта — для соблюдения сроков и бюджета.
- Подумать над мотивацией персонала. Люди должны понимать, что в новой системе им будет удобнее работать. И активно участвовать во внедрении. А если сотрудники будут видеть, что ничего не изменится, — это сильно демотивирует.
- Попытаться сохранить больше сил и нервов. Эмоции иногда захлестывают. С другой стороны, руководители «Сэльвин» сейчас понимают, что иначе проект не взлетел бы: именно неравнодушность помогает искать решения, которые устраивают все подразделения, и строить систему, с которой будет легко работать.
