Когда число товаров больше, чем в любом строительном гипермаркете, работать без автоматизации бизнес-процессов невозможно, считает глава интернет-магазина сантехники kit.by Александр Михалевич. О том, как компании удалось в три шага минимизировать ошибки, поставить на конвейер рабочий процесс от закупки до доставки клиенту, а также оздоровить микроклимат в команде с помощью продуктов «1С» — читайте в материале.
kit.by (компания «Лефро») — крупнейший интернет-ритейлер сантехники, мебели для ванной и керамической плитки. В каталоге компании более ста тысяч товаров, а данные по ценам и наличию товаров на сайте автоматически обновляются каждые три часа. В этом году компания получила премию E-commerce Day и звание «Лучшего интернет-магазина страны» в сегменте среднего бизнеса, а также признана «Интернет-магазином сантехники № 1 в Беларуси» по итогам 2018 года.
В 2017 году kit.by начал внедрять продукт «1С: Управление торговлей», предназначенный для автоматизации торговых и складских операций. Конфигурация «Моя бухгалтерия 8» для «1С: Бухгалтерии» использовалась kit.by еще с 2013 года.
— Когда только началась наша работа с kit.by, «1С: Бухгалтерия» была уже достаточно хорошо распространена на рынке. Что касается интернет-магазинов, то за последнее время их автоматизация сильно шагнула вперед. Еще лет пять назад все это было на начальных стадиях: только появлялись крупные интернет-магазины, автоматизация, поиски новых решений, — рассказывает руководитель направления «Управление торговлей» компании «Хьюмен систем» Татьяна Дергай.
Татьяна Дергай
По словам руководителя kit.by, «1С: Бухгалтерия» быстро прижилась в компании, причем проводить обучение специалистов не пришлось, так как программа известна, проста в использовании и практически любой бухгалтер еще в начале своей карьеры знакомится именно с ней. Она сделала удобным бухгалтерский учет в kit.by, но до внедрения «1С: Управление торговлей» отслеживать продажи, движение товаров, их оборачиваемость, создавать детальные отчеты для руководителей и многое другое приходилось вручную.
— Решение автоматизировать бизнес-процессы было связано с тем, что стало совсем невыносимо работать. Справляться с объемами было все труднее, — вспоминает Александр Михалевич. — Ведь специфика интернет-магазина заключается в том, что взаимодействовать приходится с огромной номенклатурой товаров, которой нет даже в крупнейшем физическом гипермаркете, — количество позиций у нас исчисляется десятками тысяч.
Процесс работы интернет-магазина выглядит следующим образом: товары закупают у большого числа поставщиков, затем их быстро доставляют на склады интернет-магазина. Далее товары необходимо оприходовать, оформить накладные и отвезти конечному получателю. Все это нужно сделать оперативно, поскольку для клиентов крайне важны сроки доставки и они хотят получить свои заказы в день оформления или на следующий день. По словам Александра Михалевича, без должного уровня автоматизации сделать это невозможно никакими физическими силами.
Александр Михалевич
Шаг первый. Оптимизация торговых предложений
— Прежде всего, мы решили сделать удобное, понятное, структурное ведение товарных позиций. Например, человек выбирает мойку. Теперь он может увидеть на одной странице все возможные вариации этой мойки по цветам или другим параметрам. У других магазинов для этого обычно будет множество разных страниц, — отмечает руководитель kit.by.
Сделать просмотр товаров для клиентов более удобным удалось с помощью стандартного модуля «1С: Управление торговлей» лишь с небольшими доработками программы под специфику интернет-магазина.
Шаг второй. Автоматизация учета документов
До внедрения «1С: Управление торговлей» большой проблемой kit.by было правильное оприходование товара, поскольку один и тот же продукт может называться у поставщиков по-разному.
— У одного «Ванна чугунная-170», другой назовет ее «Ванна эмалированная белая-170 Испания». Сложность заключалась в том, что бухгалтер мог ошибиться в сопоставлении данных в приходном документе с фактическими товарами, которые мы закупили, — рассказывает глава kit.by.
Вопрос был решен через создание автоматических предварительных накладных. «1С: Управление торговлей», синхронизированная с логистической и закупочной программами, учитывает, у какого поставщика и какой товар покупается в определенный день, и готовит предварительный список накладных с перечнем товаров, ценами и другими необходимыми полями.
— Бухгалтерия раньше занималась преимущественно оприходованием, то есть вручную вносила все поступившие товары в программу «1С». Сейчас же бухгалтеры заняты только сверкой сопроводительных документов с предварительными накладными. Это сэкономило огромное количество человеческих ресурсов и убрало все ошибки, которые у нас случались, — отмечает Александр Михалевич.
Достаточно часто используется партионный учет — доработка типового функционала «1С: Управление торговлей» специалистами компании «Хьюмен систем». Механизм позволяет сохранять ряд важной информации по каждой партии товара, начиная от даты закупки, поставщика и заканчивая себестоимостью — и все это в разрезе конкретной поставки.
— По каждой партии хранится дата закупки, что позволяет отслеживать товары, которые лежат на складе давно. Также, если вдруг одна и та же позиция закупалась по разным ценам (например, по 5 и по 7 рублей), а продавалось все за 10 рублей, то позже мы сможем оценить доходность каждой отдельной партии, — говорит Татьяна Дергай.
Шаг третий. Автоматизация продаж
Модуль «1С: Управление торговлей» позволил формировать накладные на реализацию в несколько кликов и дал возможность детально работать с каждым отдельным клиентом. Бухгалтер заходит в программу, подтверждает нужные товары, и у него формируется накладная на реализацию с розничными ценами с учетом всех скидок, бонусов, подарков для клиента и так далее, — объясняет Александр Михалевич.
С начала внедрения до полноценной эксплуатации «1С: Управление торговлей» в kit.by прошло около года. Самым сложным процессом оказалась разработка интеграций с уже используемыми программами, которая выполнялась силами «Хьюмен Систем».
— Интеграция представляет собой обмен информацией, то есть получение каких-либо данных «1С: Управление торговлей» и их передача обратно при необходимости. Уже тогда ощущалось, что бизнес крупный, обороты большие и автоматизировать его трудно с точки зрения того, что, если что-то не учел, то ошибки потом очень сложно исправлять, — рассказывает инженер-программист «Хьюмен Систем» Александр Елинский.
Александр Елинский
***
Помимо технических сложностей, связанных с размером компании, пришлось столкнуться с психологическим отторжением нововведений.
— К любому продукту, который ты внедряешь, есть первоначальное отторжение. Это уже философский вопрос, почему оно возникает. Но с каждым днем внедрения и доработки этих трех блоков сотрудники все больше понимали, насколько упрощается их работа, поэтому стремились быстрее разобраться в программе. Можно сказать, что этот этап прошел у нас достаточно легко. Тем более, продукт можно использовать на любом устройстве. У программы есть десктопная, мобильная, веб-версия — кому как удобно. С интерфейсом тоже никаких сложностей не возникло, — рассказывает руководитель kit.by.
Описать достижения автоматизации в цифрах довольно сложно, считает собеседник.
— Конкретные цифры не скажу не потому, что не хочу говорить, а потому, что их невозможно посчитать. То, что оптимизация произошла практически во всех отделах — это точно. Например, раньше закупщик тратил два часа в день на формирование заявок поставщику. А сейчас он работает над уменьшением закупочных цен. То есть человек делает то, что приносит бóльшую пользу компании. Еще, согласно оценкам наших клиентов, мы стали лучше выстраивать взаимодействие с ними и сократили число ошибок, — отмечает Александр Михалевич.
Одним из важнейших результатов проведения автоматизации стало изменение микроклимата в команде.
— Раньше обмен данными происходил хаотично: на бумажках или сообщениями в разных мессенджерах писали, какие товары нужно переместить. Это провоцировало много ошибок и конфликтов: не то передали, не по такой цене и так далее. Сейчас все делает программа, а люди только контролируют. Сложилась единая команда, которая меньше ссорится, а больше работает на результат, — подчеркивает глава kit.by.
На принятие управленческих решений появилось больше времени, а положение дел в компании стало понятнее, добавляет спикер.
— «1С: Управление торговлей» предоставляет большую аналитическую базу, и я могу рассматривать финансовую отчетность с разных ракурсов. Конечно, мои решения, которые отражаются на финансовых результатах нашей работы, стали более правильными. Раньше нужно было, например, брать накладные, кассовые чеки и в ручном режиме определять рентабельность по каждому поставщику или группе товаров. То есть 80% времени тратилось на получение информации, а 20% — на принятие решений. Сейчас программа позволяет получить отчет, где, например, видна рентабельность по каждому поставщику и его группе товаров. Я сразу вижу, что с кем-то у меня объемы растут, но доходность падает, и могу быстро реагировать на любые изменения. Теперь 20% я трачу на сбор информации, а 80% — на решение, — заключает Александр Михалевич.
