ПОЧЕМУ АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА — ЭТО НЕ БЫСТРО
Самый популярный вопрос от бизнеса на переговорах по автоматизации: «Почему так долго?» Компании волнует, что нельзя перейти на новую систему, скажем, всего за неделю. И, по словам Василия Игнатенко, это логично, ведь клиент по определению не знает, как устроены и работают процессы автоматизации, да, собственно, и не обязан знать:
— Когда заказчик принимает решение о проекте и описывает свои проблемы и пожелания, он мысленно уже все решил, автоматизировал свой бизнес и развивает его дальше. И то, что мы не можем буквально на следующий день реализовать все идеи, конечно, сдерживает его полет. Но здесь важно понимать, что чем сложнее либо обширнее область для автоматизации, тем дольше придется с ней повозиться.
Василий Игнатенко,
руководитель группы управления проектами и экспертизы «Хьюмен систем»
Эксперт уточняет: в компании «Хьюмен систем» для больших проектов придерживаются классической водопадной модели управления, когда этап следует за этапом. Но при этом по мере возможности и необходимости в большие проектные этапы часто вписываются и гибкие аджайловские подходы, позволяющие снижать проектные риски и эффективнее управлять ходом работ. В итоге сначала идет экспресс-обследование, потом — предпроектное обследование и лишь затем — непосредственно проектирование, разработка и внедрение.
Экспресс-обследование занимает от двух до шести недель, объясняет Василий. Его результат — уточнение целей заказчика, понимание его проблем и возможностей. Иногда после этого этапа клиент сознательно отказывается от проекта либо выбирает другой вариант его реализации, так как видит, что не готов или хочет слишком многого.
Второй этап — предпроектное обследование — в зависимости от предметной области может занимать от шести недель до трех месяцев. Его результатом становится уже достаточно серьезное погружение в процессы и требования заказчика, поиск разрывов между этими требованиями и функциональными возможностями программных продуктов, а также рекомендации по выбору решений.
— Но и это обследование еще не совсем про автоматизацию, оно, скорее, про процессы заказчика, про его «хотелки». В результате мы можем предложить конкретные программные продукты (например, «1С Бухгалтерия 8», «1С Управление торговлей», «1C Зарплата и управление персоналом», «1С: ERP» и др.), конкретную IT-архитектуру и очень конкретный план-график работ. К сожалению, этот момент не все понимают и зачастую думают, что, купив готовое решение, сэкономят. Но так это не работает. Покупка программного продукта без предварительного анализа принесет скорее проблемы, чем экономию времени и средств, так как в какой-то момент обязательно возникнет вопрос: а что дальше с этим продуктом делать? Поэтому только после экспресс-обследования и предпроектного обследования мы переходим к проектированию и разработке. Когда требования заказчика выходят за функциональные возможности отдельных типовых решений, очень нужна четкая визуализация, чтобы клиент лучше понимал, что же он получит в результате автоматизации, — объясняет Василий Игнатенко.
ОТ ЧЕГО ЗАВИСИТ СКОРОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ
Для качественной автоматизации основных процессов компании или их части в границах какого-то значимого участка, будь то бухгалтерия, торговля или кадровый учет, нужно минимум девять месяцев. Василий Игнатенко поясняет: специалисты «Хьюмен систем» всегда думают, как сократить сроки, максимально уменьшив при этом риски.
Но скорость реализации проекта — это ответственность всей проектной команды как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика, подчеркивает Василий. При этом, ускоряя ход проекта, заказчик должен понимать, что на его специалистов увеличится нагрузка. К примеру, на том же этапе обследования редкий заказчик выдерживает три встречи в неделю.
— Все предварительные этапы как раз и нужны, чтобы понять, что кому делать, и приноровиться к скорости друг друга. Потому что очень часто в проекте задействованы руководители среднего звена и топ-менеджеры, их возможности участия в проектных работах крайне ограниченны, но очень важны. Прочность цепи определяется прочностью каждого звена, и если одно «проседает» — цепь порвется. Поэтому и скорость в проекте мы определяем скоростью самого медленного звена. При этом смотрим, каким образом сможем ускорить выполнение какой-то задачи, — говорит эксперт.
А ЕСЛИ КАКОЙ-ТО ЭТАП ВСЕ ЖЕ ПРОПУСТИТЬ?
Можно ли сократить сроки автоматизации, исключив какой-то кусок работы? Представитель «Хьюмен систем» объясняет, чем чреват отказ от каждого из этапов:
— Результат экспресс-обследования — это четкая, понятная цель, согласованная прежде всего со спонсором проекта. Сокращая наши затраты на экспресс-обследование и сроки, мы рискуем начать предпроектное обследование, не уточнив, что на самом деле нужно всему бизнесу и правильно ли мы поняли специалиста, который поставил задачу по автоматизации.
«Правильно ли я вас понял?», «а что мы будем делать, если?..», «зачем вам это нужно?» — ключевые вопросы, на которые отвечает экспресс-обследование. В результате может оказаться, что ряд вопросов нельзя решить с помощью автоматизации — надо менять организационную структуру и процессы. Из-за пропуска этого этапа на полпути вдруг выяснится, что заказчик-то хотел совсем другое.
Что касается этапа предпроектного обследования, то он большой, дорогой и тоже часто непонятен заказчику. А его результат — понимание процессов. По словам Василия, на этом этапе специалисты «Хьюмен систем» берут те задачи, которые хочет решить заказчик, и вместе с ним пытаются понять, как это лучше сделать:
— Самый большой риск ускорения работ — на выходе мы можем внедрить систему, которая бизнесу будет не помогать, а мешать. К примеру, мы наблюдали ситуацию в одной из компаний, где внедрили систему оперативного учета на складе. Кладовщику она понравилась — работник получил инструмент и стал им пользоваться. Затем решили масштабироваться и автоматизировать процессы и оперативный учет в доставке с помощью той же системы. Специалисты клиента с трудом, но все же приняли изменения. И так шаг за шагом подошли к тому, что систему нужно интегрировать с бухгалтерией, чтобы автоматически передавать туда данные оперативного учета. Но не получилось, потому что изначально никто не планировал оперативные данные никуда передавать. Заказчик решил работать только с тем, что «болит», то есть конкретно со складом, не задумываясь, чем это закончится, а коллеги по автоматизации пошли у него на поводу. В итоге пришли к ситуации, в которой непонятно, что делать дальше, а все переделывать, конечно, не хочется.
Наш собеседник отмечает, что первой всегда страдает интеграция: отсутствие продуманной архитектуры приводит к тому, что приходится либо дублировать, либо мучиться с данными. «Вишенка на торте» — собственник, как правило, хочет каких-то управленческих вещей по итогам работы, а нужного для него результата нет, так как как проект завершается где-то на полпути к его управленческим ожиданиям, если эти самые ожидания не были зафиксированы в ходе предпроектных мероприятий.
ЧЕК-ЛИСТ: ЧТО НУЖНО БИЗНЕСУ, ЧТОБЫ УСКОРИТЬ АВТОМАТИЗАЦИЮ
Чтобы автоматизация проходила быстрее, нужно создавать начальные условия в компании, то есть готовить заказчика. В «Хьюмен систем» выделяют семь параметров, по которым оценивают уровень подготовки бизнеса к серьезным изменениям, связанным с автоматизацией.
1. Готовность команды заказчика к изменениям. Это один из важнейших моментов, чтобы автоматизация прошла по плану и потом не оказалось, что систему эксплуатировать некому и незачем. Иногда оказывается, что к автоматизации на деле готов только директор предприятия, что заметно усложняет задачу.
2. Выбор партнеров. Средние проекты часто, а большие проекты всегда выходят за рамки взаимоотношений только с одним партнером. Например, автоматизация розничной или интернет-торговли подразумевает участие в проектах других команд, чтобы качественно интегрировать информационную систему с интернет-порталом или кассовым оборудованием. Наличие партнеров и их готовность влиться в проектную команду сильно влияют и на результаты, и на сроки проекта.
3. Деньги заказчика. Василий Игнатенко отмечает, что задача поставщика решений — честно сориентировать клиента по ценам и объяснить, почему это стоит именно столько. Бизнесу нужна не стоимость ПО и не цена часа работы программиста, а конечная стоимость проекта.
4. Техническая готовность. Важно оценить пригодность компьютеров, сетей, оборудования заказчика для новой информационной системы, которая будет создана и внедрена в результате проекта. Иногда заказчик хочет автоматизировать складские операции, совершенно не понимая, что под его требования на складе понадобится Wi-Fi или нужно купить современное оборудование, которое часто управляется собственной операционной системой.
5. Процессы заказчика. Важно также оценить, насколько заказчик понимает, что и для чего ему нужно автоматизировать. Эксперт делится опытом: одни компании отдают подробное описание процессов, при этом другие предоставляют систему управления качеством, но на деле оказывается, что эта система «работает» только на бумаге.
6. Готовность персонала. Важный момент — компетенция коллектива с точки зрения работы в новых системах. Василий вспомнил случай, когда заказчик задумал автоматизировать свои склады, чтобы каждый водитель погрузчика получал на планшет не просто задачу, а еще и маршрут движения по складу с учетом расположения других погрузчиков и задач, полученных коллегами. Сделать прототип подсистемы оказалось несложно, но, когда начали тестировать программный модуль, водители погрузчиков долго не могли понять, чего от них хотят. Проект остановился на три месяца. Нужно было либо переделывать подсистему, подгоняя ее под компетенции кладовщиков и водителей погрузчиков, либо искать более подходящих сотрудников под новую систему. На тот момент команда приняла решение искать других людей, чтобы развивать технологию.
— Если по всем этим пунктам готовность заказчика можно оценить хотя бы на «хорошо», на крепкую четверку по пятибалльной системе, то вероятность успеха проекта практически всегда больше 80%. При этом и усиливать команду, и закупать новое оборудование, и планировать проект можно одновременно. Вот здесь как раз и возникает возможность сокращения сроков: с одной стороны, мы вроде растягиваем сроки из-за предварительных этапов проекта, но с другой — минимизируем или вовсе исключаем риски, которые сильно могут повлиять на фактический срок выполнения проекта, — подчеркивает собеседник.
БОНУС: ТРИ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ
Василий Игнатенко рекомендует бизнесу обратить внимание еще на три момента, которые позволят снизить риски при автоматизации, сэкономив время и деньги.
1. Обязательное участие и регулярный контроль со стороны топ-менеджеров заказчика. Руководители часто делегируют эти задачи подчиненным, что не всегда заканчивается хорошо. Чем больше вовлечен в процесс топ-менеджер, тем лучше будет результат. Если нет возможности активно участвовать, важно хотя бы регулярно контролировать ход проектных работ и общаться с командой проекта.
2. Оперативно принимать решения. Даже личное участие руководителя в процессе, к сожалению, не всегда может гарантировать успех с минимальными проектными сроками. Дело в том, что важные решения зачастую принимаются долго, но далеко не все решения важные! Когда проектные сроки категорически важны и не могут быть пересмотрены, то мы рекомендуем прописывать в договорах такой пункт: если в течение стольких-то рабочих дней заказчик не отвечает на конкретный запрос, связанный с ходом проектных работ, исполнитель действует по своему усмотрению. Исключения, конечно, тоже есть: спешить не стоит, когда очевидны большие проектные риски или когда действительно эффективнее и безопаснее остановиться и подождать ответов на по-настоящему важные вопросы.
3. Мыслить на несколько шагов вперед. Очень важно, когда еще по ходу проекта автоматизации заказчик уже думает о сопровождении и развитии новой системы. Чем сложнее эта система, тем большую роль играют грамотно выстроенные линии поддержки. Организацию поддержки важно четко представлять еще на этапе планирования проекта, чтобы в компании в нужный момент появились специально обученные люди, которые могут оперативно ответить на вопросы пользователей.
Автор: Ольга Пасияк
Фото: Envato Elements
Источник: https://officelife.media/article/43674-avtomatizirovat-kompaniyu-vsego-za-nedelyu/
