Автоматизация — один из способов, с помощью которых компании повышают быстроту и стандарты обслуживания. Скорость и качество особенно важны, если речь идет о ресторанах быстрого обслуживания. «МакДональдс» — лидер в своем сегменте рынка. В компании давно поняли важность оптимизации и с помощью «1С» и других продуктов наладили внутреннюю работу так, чтобы довести свои показатели до максимума. Специалисты группы компаний «Хьюмен Интел Систем», занимавшейся проектом, рассказали о четырех вызовах, с которыми они столкнулись, помогая в улучшении работы ресторанов сети. Как там начисляют зарплату, обеспечивают правильную работу склада и организовывают внутреннюю коммуникацию — читайте в материале.
— Рестораны «МакДональдс» в Беларуси в прошлом году посетили более 15 миллионов раз. Идет экспансия в регионы, появляются новые заведения в столице, — рассказывает IT-директор сети ресторанов Дмитрий Храмцевич. — Компания растет, а это требует, чтобы мы использовали самые новые подходы и самые продвинутые продукты в своей работе. При этом мы уверены, что «потолка» в этом вопросе нет. К «Хьюмен Систем» мы пришли около пяти лет назад. Главная цель — улучшение качества работы через автоматизацию некоторых процессов. В итоге нам помогли, и многими продуктами, доработанными для наших целей, пользуемся до сих пор. А в некоторых аспектах еще больше осовременили процессы.
Вызов первый. Работа со складом
— В первую очередь нам нужно было автоматизировать все основные процессы по учету сырья на складе, обороту товарно-материальных ценностей и многому другому, — рассказывает ведущий инженер-программист компании «Хьюмен Систем» Александр Маковецкий. — Для начала расскажу, что в целом представлял собой склад «МакДональдс».
Это многоуровневое помещение в Минске размером с крупный супермаркет. Внутри — помещения, в каждом из которых поддерживается определенный температурный режим. Ежедневно туда приезжают автомобили, которые развозят сырье по ресторанам сети. Главный аспект, который можно оптимизировать в этой сфере, — складские запасы. «МакДональдс» очень серьезно относится к срокам годности сырья, поэтому нельзя допустить, чтобы что-то оставалось на складе долго. С другой — неприемлемо, когда в ресторанах закончился продукт, а привезти его попросту неоткуда. Тем более что ингредиенты компания покупает только у одобренных поставщиков и не может закупить недостающее, выбрав самого доступного продавца на рынке.
Александр Маковецкий (слева)
Так вот, перед нами стояла задача настроить систему так, чтобы она умела подсчитывать, сколько и какой продукции каждому ресторану нужно в каждый отдельный день недели. Обывателю может показаться, что все просто: в выходные людей больше - значит, и продуктов нужно больше. На самом деле все гораздо сложнее. Для расчета спроса в «МакДональдсе» учитывают огромное количество факторов. Могут быть какие-то детские праздники или каникулы — спрос сразу растет. Мы даже прогноз погоды учитывали, это тоже серьезный фактор.
Система работает отлично, но недавно «МакДональдс» пошел еще дальше и передал управление складом на аутсорсинг. Насколько нам известно, опыт оказался положительным — теперь склад работает еще качественнее.
Вызов второй. Зарплата
— Вообще мы начали работу над автоматизацией сети ресторанов еще пять лет назад, — рассказывает замначальника отдела автоматизации зарплаты и кадров «Хьюмен Систем» Екатерина Русанова. — На тот момент в компании работали около полутора тысяч сотрудников.
У «МакДональдса» очень интересная система начисления зарплаты, как во многих крупных европейских компаниях. Но мы с такой тогда столкнулись впервые. Она основана на грейдах. В основе системы лежит распределение должностей в структуре предприятия в зависимости от ценности этих позиций для компании. Это позволяет начислять работникам справедливую зарплату, мотивировать их к карьерному росту и качественной работе. На этой же системе завязаны социальные пакеты. Соответственно, каждый сотрудник понимает, что размер его заработной платы напрямую зависит от качества выполненной им работы.
Екатерина Русанова (вторая слева)
Собственно, эту систему мы и автоматизировали. Еще одной важной для клиента частью была автоматизация системы аттестации сотрудников. Чтобы мотивировать работников, в «МакДональдсе» их ежегодно переаттестовывают, выставляя по итогу оценку от 1 до 4. Хорошая отметка влияет на разные показатели, а иногда позволяет повысить сотруднику тарифную ставку или оклад. Система премирования, которая работает в компании, тоже использует для расчетов результаты аттестаций. Мы доработали продукты «1С» так, чтобы они учитывали эти параметры.
Вызов третий. Внутренняя коммуникация
— Интересная задача, с которой мы столкнулись, касалась внутреннего документооборота в компании, — рассказывает ведущий инженер-программист «Хьюмен Систем» Максим Гвоздев. — К примеру, это касается договоров с поставщиками. Подпись под каждым таким документом должны поставить сразу несколько сотрудников разного грейда. Раньше для согласования в «МакДональдсе» использовалось несколько разрозненных инструментов. Соответственно, процесс занимал время. Главной возможностью для оптимизации было создание единой системы, в которой можно бы было согласовывать такие документы. И мы занялись ее созданием.
Максим Гвоздев
В итоге у нас все получилось. Система сейчас такова, что любой документ виден всем участникам цепочки согласования. Они вносят в него правки, которые видны коллегам. Это ускорило работу, а сам процесс согласования стал прозрачным — всегда видно, на какой стадии все находится в каждом конкретном моменте.
Вызов четвертый. Международная отчетность
Важно понимать, что компания «МакДональдс» входит в международную сеть компаний по всему миру, — объясняет руководитель отдела автоматизации управленческого учета «Хьюмен Систем». — В связи с этим возникают дополнительные требования по ведению корпоративного международного учета, который по некоторым моментам кардинально отличается от национального белорусского. Например, оценка стоимости основных средств у нас в стране проводится по большему количеству параметров, а в международном — по меньшему. По белорусскому учету амортизация может начисляться, а может и нет, в международном же учете это обязательно. Учет затрат в Беларуси проводится по пяти-шести счетам, а в «МакДональдсе» примерно по 80. Отличаются даже сроки: если у нас учет закрывается к двадцатым числам месяца, то по международным нормам — до пятого.
Основной нашей задачей было избежать двойного ввода. Хотели сделать так, чтобы бухгалтер заполнял только данные по национальному учету, а система уже подтягивала эти данные для формирования учета международного. Собственно, это у нас и получилось, а клиент остался доволен.
***
— В итоге проект для нас оказался непростым, — комментируют в «Хьюмен Систем». — «МакДональдс» — требовательный клиент, к тому же часть глобальной корпорации. В реализации такого рода работ должны участвовать обе стороны, так как от профессионализма и вовлеченности заказчика зависит общий успех. Команда наших партнеров действительно была очень профессиональной, и именно это во многом и предопределило положительный результат. Мы действительно нечасто встречаемся с таким отношением со стороны заказчика. Проект в целом стал для нас неоценимым опытом, а клиент и после него продолжил развиваться по пути автоматизации и оптимизации процессов.
