Может ли компания, активно развивающая и масштабирующая свой бизнес, вести оперативный учет производства в обычной таблице Excel? Оказывается, такие кейсы и вправду существуют, но только как временная мера. Затем бизнесу все равно потребуется система с более широкими возможностями. Поговорили с топ-менеджерами белорусской компании «Профистиль», которая занимается производством обоев. На опыте этой организации разберемся, как ERP-система позволяет вести надежный учет на производстве и быть конкурентоспособным на белорусском и международном рынках.
«Профистиль» является дочерним предприятием одного из крупнейших немецких производителей — компании A.S. Création Tapeten AG. С 2018 года в Беларуси «Профистиль» выпускает коллекции обоев под брендами Vilia wallpaper и A.S.C. Продукция реализуется на рынках России, стран Балтии и Средней и Западной Азии.
В 2018 году это крупное современное предприятие начало работу без комплексной информационной системы — для оперативного учета в производстве использовалась программа MS Excel. Но сейчас это «узкое» место для развития компании уже заменил программный продукт «1С: Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» (далее — 1C: ERP 2).
«Про бизнес» решил выяснить у финансового директора «Профистиль» Александра Кулеша и специалистов ООО «Хьюмен систем» Максима Гвоздева и Виктора Березовского, почему же автоматизация оперативного производственного учета так важна для бизнеса.
«Списание велось по нормам, а не по факту»
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Когда наше предприятие только организовывалось, немецкая компания-инвестор изначально поставила задачу: на фабрике должна работать комплексная информационная система. Но процесс выбора такой системы и ее поставщика растянулся надолго. Была даже безуспешная попытка внедрения, но потом оказалось, что к нашему производственному процессу эта система не подходит.
Запустив производство в Беларуси, мы сразу купили решение для автоматизации бухгалтерского и налогового учета «1С: Бухгалтерия 8», но так как продукт не предназначен для управления производственными процессами, то оперативный учет в производстве вели в обычной таблице Excel. Это был такой полубумажный-полутабличный вариант, когда машинисты печатных машин и технологи пользовались бумажными записями, а потом все это переносили в Excel для списания материалов на выпуск обоев. То есть человек отработал смену, написал примерно, сколько материалов потрачено, технологи прикинули, соответствует ли это нормам, и записали все в электронную таблицу. А бухгалтерия уже по итогам месяца делала списание — даже не по каждой партии, а по целой технологической группе продукции. В общем мы не могли отследить, сколько же материалов было затрачено на выпуск каждой конкретной партии обоев.
Кроме того, существует корпоративная отчетность перед группой компаний. Но связка Excel + «1С: Бухгалтерия 8» не позволяла сделать эти данные достаточно точными — например, по расходу сырья. Поэтому нам все же нужна была полноценная ERP-система.
— Как пришли к 1С и почему подрядчиком выбрали «Хьюмен систем»?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— На немецком головном предприятии на тот момент еще не было единой комплексной информационной системы, и поэтому нам дали возможность выбирать самим. Так как наш основной рынок сбыта — это Россия, то остановились на системе, которая распространена и в России, и в Беларуси.
Что касается поставщиков, то реальных вариантов было два — мы проводили серию предпроектных встреч и в итоге стали работать с «Хьюмен систем». У этого варианта был очевидный плюс: у нас уже стояла программа по бухучету от «Хьюмен систем», мы ее доработали под свои нужды — терять эти изменения не хотелось.
Максим Гвоздев, «Хьюмен систем»:
— Мы предложили выполнить автоматизацию на базе программного продукта «1С: Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» и организовать обмен данными с системой «1С: Бухгалтерия 8» — таким образом создав единое информационное пространство без двойного ввода данных.
«Учет не должен мешать основной работе сотрудников»
— Было представление, как система должна работать в идеале?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— В производственных процессах мы заложили наше видение и опыт — пришлось дорабатывать программу. А в остальном — закупки, продажи — старались пользоваться возможностями типовой версии. Но все равно немного подстраивали под себя, чтобы работать было удобнее.
— В чем специфика производства и бизнес-процессов, что пришлось дорабатывать в «1C: ERP 2»?
Виктор Березовский, «Хьюмен систем»:
— С точки зрения организации производства процессы на предприятии были отлажены. Нам нужно было отразить их в системе, дать полную глубину данных по производству: нормы, рецептуры, упаковка, материалы, количество брака, временные параметры и прочее. Но при этом учет не должен был мешать работе. Важно было, чтобы сотрудники тратили минимум времени на ввод данных и выполняли свою непосредственную работу.
На проекте для «Профистиль» в первую очередь нам требовалось расширить функционал ERP-системы в части нормативно-справочной информации, чтобы иметь возможность работать с коллекциями обоев, отражать весь жизненный цикл изделий — от разработки дизайна до снятия продукции с производства. Также необходимо было обеспечить хранение данных о технологии изделий: из чего они производятся, какие нормы расхода материалов, какая необходима производственная оснастка (трафареты) и так далее.
Еще одной существенной особенностью было то, что для некоторых наименований продукции часть технологического процесса производства до этапа упаковки абсолютно идентична.
Чтобы исключить дублирование данных и оптимизировать процесс, мы ввели в системе промежуточный полуфабрикат для продукции, который отвечает за технологию производства, а различия в упаковке появляются несколько позже — уже на этапе выпуска самой продукции. Это позволило минимизировать объем вносимых данных, обеспечить совместимость с системой хранения родительской компании и реализовать импорт этих данных. Мы также существенно упростили отражение процесса производства и выпуска продукции в системе за счет использования специализированных автоматизированных рабочих мест.
Виктор Березовский, «Хьюмен систем»:
— Еще необходимо отметить, что предприятие «Профистиль» строго придерживается принципов бережливости («lean-производство»): сотрудники постоянно ищут возможности устранения потерь в цехах и в офисе.
Чтобы следовать этим принципам, требуется контроль на всех стадиях производства для выявления потерь и перерасхода ресурсов. При этом не должно быть роста затрат на этот самый контроль или же рост должен быть минимален и оправдан.
И перед нашей командой стояла сложная задача: с одной стороны, требовалось реализовать автоматизацию процессов практически до уровня операций, но при этом время работы, сложность и трудоемкость ведения учета не должны были возрастать.
Поэтому мы отказались от внедрения типового модуля «MES» и в целом от уровня операций в «1C: ERP 2» именно из-за сложности и затратности с точки зрения ресурсов. Мы разработали систему, которая позволила организовать пооперационный учет производства в «1C: ERP 2», вести учет потерь материала, учет времени работы, учет расхода основы для продукции (бумага или флизелин), учет технологических параметров, контролировать расход материалов. При этом для работника, который взаимодействует с системой, интерфейс автоматизированного рабочего места реализован максимально просто и понятно. Исключены все лишние действия для минимизации временных затрат. К тому же во время работы сотрудник получил возможность вести подготовку к печати следующего тиража: посмотреть необходимую оснастку, краски, получить данные о необходимых технологических параметрах, которые требуется установить на линии. При этом «под капотом» разработанной системы используются типовые справочники и документы системы «1C: ERP 2».
Еще в этом же модуле мы решили задачу управления производством готовых красок для печати обоев. Дело в том, что краска изготавливается в процессе печати, количество краски сложно запланировать, и фактический расход может колебаться в широких пределах. Поэтому при печати тиражей обоев может получиться так, что для первого тиража расход может быть меньше запланированного, для второго, если в нем используется та же краска, ее уже надо меньше, а третий тираж может вообще отмениться по прочим причинам. Если в таких условиях изготавливать краску по плановым нормам, то может получиться большой излишек. К тому же краска не может долго храниться, ее излишки — это прямые финансовые потери. Поэтому мы дали возможность машинисту обойно-печатной машины непосредственно в процессе печати в режиме реального времени дозаказать необходимое количество краски или на этапе подготовки печати тиража уменьшить количество необходимой краски. Реализация данного решения позволила контролировать процесс производства краски и изготавливать то количество, которое необходимо.
Максим Гвоздев, «Хьюмен систем»:
— Еще по принципам бережливого производства важную роль играет оценка эффективности внедрения такой технологии. Оценивать экономический эффект необходимо на всех стадиях производства, и тут немалую роль играет себестоимость продукции. Для получения правильной величины себестоимости каждой партии производства в рамках проекта пришлось решать ряд нетиповых задач.
Например, важной задачей являлось организовать учет дорогостоящей оснастки (трафаретов), применяемой при печати продукции, и правильно отнести часть стоимости оснастки на выпущенную продукцию. Для этого мы доработали и внедрили модуль учета ТМЦ в эксплуатации, позволяющий распределять стоимость оснастки по фактической наработке, а при выходе из строя относить затраты на выбранные партии. Это позволило получить себестоимость продукции максимально точно и сократить затраты на учет оснастки.
Также некоторая часть расходов первично отражается в бухгалтерии и в конце периода транслируется в «1С: ERP» для возможности расчета полной производственной себестоимости. Для загрузки затрат предусмотрено рабочее место, позволяющее просмотреть и загрузить недостающие затраты.
«Запустить систему — как на ходу машину поменять»
— Что было самым сложным во время внедрения системы?
Виктор Березовский, «Хьюмен систем»:
— Конечно, запуск программы в реальную эксплуатацию — к этому мы готовились очень долго и детально. Активное участие ключевых специалистов «Профистиль» в проекте, их личный пример и заинтересованность в результатах внедрения помогли нам создать действительно мощную систему управления предприятием и оперативно ее запустить. И в будущем накопленные знания и опыт позволят нашей команде увереннее и быстрее запускать такие системы в похожих производствах.
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Это то же самое, что на ходу пересесть из-за руля одной машины за руль другой, при этом на порядок более мощной. Потому что никто не собирался останавливать производство и ждать, пока заработает новая система. Тем более что это был 2021 год, мы только стали оживать после COVID-19 — пошли заказы и нельзя было простаивать.
Изначально у нас была идея месяц-два поработать параллельно: вести учет и как раньше, и в новой системе. Но потом поняли, что это нереально физически. И решили переходить без подстраховки. В этом тоже есть что-то мотивирующее: не все было гладко, но пути назад не было.
— Кто из компании был вовлечен в процесс внедрения системы?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Была создана команда внедрения из руководителей подразделений и ведущих специалистов компании. Большую роль сыграл заместитель директора по производству Кай Унру — он долго работал на головном предприятии, великолепно изнутри знает производство и все процессы, которые здесь происходят. Мы разделили курирование внедрением программных модулей: он взял на себя 2 — но самые сложные — производство и склад, а я все остальные.
В среднем внедрение программы занимало порядка 30% нашего рабочего времени. Нужно было бы и больше выделить — тогда бы внедрение прошло быстрее. Но, к сожалению, основную работу никто не отменял. А при первом закрытии периодов в новой системе приходилось посвящать этому практически 100% рабочего времени и часто даже больше.
— Что изменилось в работе сотрудников с внедрением новой системы?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Изменилось многое! Ведь как раньше было на производстве: если ты рабочий, то работаешь в основном руками. А учет — это дело отдельного специалиста или бухгалтерии. Теперь же каждая служба подключена к системе, и многие стали ее пользователями: те же машинисты печатных машин сейчас вводят данные об использованных материалах и оснастке, руководители технических отделов ведут учет в системе по своим направлениям. Такой подход к бизнес-процессам и должен быть реализован на современном производстве.
— Легко было людей научить?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Технологи сначала возмущались, что мы якобы решили из всех рабочих бухгалтеров сделать, но потом все же поняли или приняли неизбежное и перестроились. Не всем это удалось… Например, завскладом готовой продукции, который имеет 20-летний опыт работы и в уме мог держать все содержимое склада, не сумел адаптироваться и ушел. В результате его место занял опытный, но более продвинутый грузчик, который быстро освоил новую систему ячеистого хранения на складе. Но в целом почти все сотрудники справились — даже те, кто был с компьютером на вы.
Конечно, люди ошибаются, но это в целом нормально — исправляем, учимся, и со временем ошибок становится все меньше.
Виктор Березовский, «Профистиль»:
— Хочу отметить, что обучение сотрудников со стороны компании было организовано очень хорошо. Мы научили работать с системой только ключевых пользователей, а они уже самостоятельно передавали знания своим подчиненным. Нам оставалось только разбирать ошибки и вопросы, которые появлялись в группах, а не работать индивидуально с каждым сотрудником.
«Наполовину снизили процент брака и научились повторно использовать материалы»
— Видите ли вы экономический эффект от использования ERP-системы?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Эффект несомненно есть. Так как внедрение и совершенствование системы продолжается, он все еще накапливается. Однако определенные вещи видны сразу. Например, сейчас при разработке новой продукции мы можем очень точно и быстро (что важно) видеть затраты на производство, рассчитать ее себестоимость.
Еще такой детальный учет материалов внес свою лепту в то, что процент брака снизился наполовину — он и был не слишком большим, но тем не менее. Также мы научились вторично использовать некоторые материалы, которые раньше нужно было утилизировать. Это тоже дает свою экономию.
Сейчас мы работаем над тем, чтобы с помощью трафаретной печати делать почти такие же по потребительским качествам обои, как и производимые по технологии горячего тиснения. Без системы оперативного учета на производстве мы бы навряд ли смогли приблизиться к этой нише.
Максим Гвоздев, «Хьюмен систем»:
— Важно, что весь процесс отражается в одной программе — каждый пользователь оперативно видит все необходимые данные (конечно, в зависимости от уровня доступа). Скажем, если появляется заказ на определенную партию обоев, то сразу видно, какие материалы и полуфабрикаты потребуются для производства, есть ли они на складе и что нужно оперативно дозаказать. То есть можно сказать, что система становится полезным инструментом для каждого подразделения. И все начали попонемногу улучшать свою работу и тем самым вносить свой вклад в повышение эффективности предприятия в целом.
Я думаю, что полностью эффект от ERP-системы можно будет оценить через некоторое время, когда все поработают и научатся наилучшим образом использовать этот инструмент.
— Всеми ли возможностями программы сейчас пользуется предприятие?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— Нет, конечно. Есть часть модулей, которые мы еще не внедряли — казначейство и бюджетирование. Эти процессы в высокой степени формализованы на уровне группы компаний. Когда пройдет год после внедрения основных модулей ERP и мы получим достаточно статистики для анализа, то возьмемся и за них. Тем более что, уже имея опыт внедрения, можно переосмыслить наши требования к системе и сделать все гораздо лучше и эффективнее.
— Какие советы можете дать компаниям, которые только задумываются о подобной автоматизации?
Александр Кулеш, «Профистиль»:
— По-моему, здесь нужно прийти к пониманию, что у компании больше не осталось других путей развития бизнес-процессов, кроме комплексного внедрения единой (хотя бы для основных процессов) информационной системы. И точно не стоит покупать систему по принципу «у других есть, значит, и нам нужно». Любая программа из коробки не заработает, внедрение потребует новых компетенций, переосмысления своих бизнес-процессов и полного вовлечения.
Ну, а если нехватка информации стала серьезно мешать эффективному ведению бизнеса, если для принятия управленческих решений затрачивается много времени на анализ данных, то тогда уже действительно стоит заниматься автоматизацией. Да, процесс будет непростым, затратным морально и по времени, но если пройти этот путь до конца, то эффект для бизнеса будет ощутимым. Вы как будто посмотрите на свой бизнес под микроскопом. И тогда станет легче и быстрее находить верные управленческие решения.
