Компания — резидент Великого камня «Чэнду Синьджу Шёлковый Путь Развитие» с первого дня работы в Беларуси решила вести автоматизированный бухучет с помощью продуктов «1С». Это помогло не только сделать процесс прозрачным и сократить ручной труд бухгалтера, но и облегчило общение с китайским руководством. О том, благодаря чему это произошло, рассказала главный бухгалтер компании Елизавета Савельева:
Елизавета Савельева
ООО «Чэнду Синьджу Шелковый Путь Развитие» («Чэнду») — белорусская компания, которая поставляет суперконденсаторы и комплектующие для электробусов. Она была зарегистрирована в Китайско-Белорусском индустриальном парке «Великий камень» в 2015 году. Еще одна сфера деятельности «Чэнду» — научные разработки. Например, инженеры предприятия работают над тем, чтобы увеличить ресурс работы суперконденсаторов.
— По сути, наша продукция — это системы хранения электроэнергии, которые могут применяться в любой отрасли машиностроения. Просто пока в Беларуси они в основном используются именно для создания электробусов. Такие системы обеспечивают необходимый запас электроэнергии — на одном заряде электробус может проехать до 40 километров, — рассказывает главный бухгалтер «Чэнду».
В планах предприятия — создание в Беларуси собственного производства и экспорт продукции в страны СНГ и ближнего зарубежья. Пока же готовые суперконденсаторы для местных потребителей поставляют из Китая.
— Товар очень специфический, поэтому для налаживания производства в Беларуси нужно понимать, какой конкретно продукт будем делать, какими будут его комплектация и состав для отечественных предприятий, а какими — для внешних рынков. Поэтому сейчас импортируем продукцию из-за рубежа. Схематично наша работа выглядит следующим образом. На первом этапе мы собираем заявки на определенные суперконденсаторы, ведь они бывают разной мощности и емкости. Потом заключаем контракты с поставщиком и конечным покупателем. После чего привозим продукцию из Китая и поставляем ее нашим партнерам, — говорит Елизавета Савельева.
При этом неверно будет думать, что «Чэнду» занимается исключительно импортом.
— Наше предприятие — это научно-исследовательский производственный центр, — поясняет собеседница. — Инженеры в Беларуси работают над усовершенствованием конечного продукта для местного потребителя, улучшением технических характеристик. Ведем исследовательскую работу: анализируем спрос, изучаем внешние и внутренние рынки, собираем обратную связь от покупателей. Все это делается для максимального снижения сроков ремонта при наименьших трудовых и материальных затратах.
Со стороны бухгалтера все процедуры стандартные, отмечает собеседница.
— После поставки товар оприходуется с использованием «1С:Бухгалтерия 8», внедренную компанией «Хьюмен Интел Систем». То есть я получила таможенную декларацию, накладные, инвойс — и внесла все это в «1С». Так как продукция импортная, клиенту важно знать страну происхождения, коды товарных номенклатур внешнеэкономической деятельности — по всем этим позициям в программе ведется учет, в карточке товара и материала можно указывать эти и другие параметры. Благодаря этому мы можем оперативно предоставлять клиентам любую информацию — не нужно каждый раз поднимать бумажные документы, чтобы получить какие-то данные по каждой конкретной партии или товару, — говорит Елизавета Савельева.
Помимо поставок, специалисты «Чэнду» занимаются гарантийным и постгарантийным обслуживанием суперконденсаторов.
— Это тоже реализовано в «1С». Я выставляю счета на оплату в программе, провожу сам документ по оказанию услуг, а благодаря документам и данным, которые есть в базе, можно быстро рассчитать стоимость конкретного вида продукции или услуги для клиента, — рассказывает бухгалтер.
Вести бухучет автоматизированно решили с момента открытия компании, но главному бухгалтеру «Чэнду» есть, с чем сравнивать.
— Там, где я раньше работала, технический персонал часто вел учет в обычных таблицах, а бухгалтерия обрабатывала документы очень долго. Из-за этого работники учитывали ценности так, как им хотелось, но не так, как они записаны в первичных документах. Это часто вызывало недопонимание между сотрудниками компании и бухгалтерами, проблемы с идентификацией при списании и продаже. А с помощью «1С» я могу вплоть до каждого болтика проверить, куда пришел товар, кто и когда его получил, куда он установлен (если это деталь) или когда списан. То есть легко можно поднять все документы и либо доказать свою правоту, либо выявить ошибку, — говорит собеседница.
В «Чэнду», по словам главного бухгалтера, учет устроен гораздо удобнее.
— У нас все собрано в «1С», и учет налажен намного лучше. Например, я оприходовала товар, сделала приходный ордер, инженеры его получили — и у нас все одинаково учитывается: как наименования, так и номенклатурный номер. Благодаря этому ни у кого не возникает ненужных вопросов. И главное — все можно сделать оперативно, как только получены таможенные документы, — отмечает Елизавета Савельева.
Кроме этого, после автоматизации бухучета можно оперативно уведомлять клиентов о наличии и стоимости необходимых им товаров. Все это можно быстро уточнить в бухгалтерии, а не идти осматривать склад после каждого входящего запроса.
«Благодаря программе принимаем управленческие решения»
Поскольку учредители «Чэнду» находятся в Китае, бухгалтеру нужно предоставлять отчеты и местному руководству, и за рубеж. При этом в случае с КНР важно объяснять особенности белорусского законодательства.
— Тяжело представляю себе нашу работу без «1С», ведь программа позволяет фактически нажатием одной кнопки делать множество отчетов в различных разрезах. Кроме того, можно выгружать их в разных форматах, «понятных» другим бухгалтерским программам. В Китае не пользуются «1С», поэтому такая функция крайне необходима, — рассказывает Елизавета Савельева.
Выгруженные отчеты китайский бухгалтер переводит с русского, но различия системы учета в странах все равно вызывают некоторые вопросы. Здесь помогают расшифровки, которые делает программа.
— Языковой барьер, пускай и небольшой, но все равно существует. Иногда мне проще не объяснять некоторые вещи, а запросить расшифровку конкретной цифры. Отобразится информация о том, как появились именно эти данные, почему они указаны здесь, а не в другом месте. Это помогает унифицировать наш учет и китайский. Иначе пришлось бы разрабатывать какие-то свои формы отчетности, собирать цифры в таблицах вручную. Это, во-первых, трудоемко, а, во-вторых, опасно — данные могут не сохраниться или случится банальная ошибка при вводе, — отмечает главный бухгалтер «Чэнду».
С учетом временной разницы между Китаем и Беларусью на выгрузку, перевод и утверждение отчета тратится не больше суток. Сами отчеты могут быть разными в зависимости от требований руководства. Например, по инвентаризации, реализации продукции, заработным платам или выставленным и полученным счетам-фактурам.
— Для принятия управленческих решений, естественно, важен анализ затрат. Руководители отдельно оценивают, какие затраты пошли на общехозяйственные нужды, администрацию, оказание услуг и послепродажное обслуживание. Все это есть в «1С», — говорит Елизавета Савельева. — Я в компании с ноября прошлого года, но даже на моей памяти на основании этих данных принимались решения по кадровым вопросам. Например, оценив затраты на оплату труда и проанализировав другие рабочие аспекты, решили, что нам достаточно и одного секретаря — и в принципе не ошиблись.
«Самый большой страх бухгалтера — потерять информацию»
Елизавета Савельева — единственный бухгалтер компании с белорусской стороны, поэтому, хоть предприятие и не слишком большое, без автоматизации долго справляться бы не получилось. По мнению собеседницы, одни из самых полезных функций в «1С:Бухгалтерия 8» от «Хьюмен Интел Систем» — это большой перечень типовых документов и создание копий и архивов программой.
— Можно выбрать вид нужной операции, с которой в компании даже ни разу не работали, и у бухгалтера сразу появится нужный документ. Например, хоть мы еще и не вышли на рынки ЕАЭС, но на будущее в программе уже есть готовое заявление о ввозе продукции на территорию союза. Самый большой страх для бухгалтера — потерять информацию, которую потом придется как-то восстанавливать. А здесь все «исходники» сохраняются, есть копии баз, архивы, — поясняет Елизавета Савельева.
Облегчает работу бухгалтера и возможность проведения документов наперед. Так, «Чэнду» предоставлен в аренду на 99 лет земельный участок. Компания по развитию индустриального парка направляет «Чэнду» справку, в которой указано, какой счет-фактура будет выставляться компании в каждом месяце в течение года.
— Чтобы позже не забыть об этом, я, получив справку, сразу провожу акты на год вперед. Когда в будущем я получу очередные счета-фактуры с портала, они автоматически распределятся. Я увижу, что у меня документ уже есть, все сделано правильно. И вопросов, под что этот счет-фактура, не возникнет. То есть мне не нужно каждый месяц вспоминать, где и какой акт я забыла провести. Хотя я и на предыдущем месте работала в «1С:Бухгалтерии» от другого поставщика, там такой функции, к сожалению, не было, — рассказывает Елизавета Савельева.
Еще одно преимущество, которое отмечает собеседница, — возможность формирования и выставления электронных счетов-фактур непосредственно в «1С». Обычно это делается вручную на специальном интернет-портале, здесь же все устроено иначе: входящие ЭСЧФ импортируются с этого ресурса напрямую, после чего можно в любой момент обновлять их статусы онлайн. Это очень экономит время для бухгалтера: не нужно делать одни и те же операции и на портале, и в программе — все синхронизировано. Счета-фактуры можно даже предварительно сверять перед отправкой декларации в Министерство по налогам и сборам. Это снижает риск ошибок из-за человеческого фактора.
«Если бы делали все вручную, оставалось бы плакать»
Обновлять программу нужно обязательно, считает собеседница, поскольку так учитываются все нюансы и изменения законодательства, которые бухгалтер может упустить и своевременно не отразить в учете. Обновления программы рассылают ежемесячно по электронной почте.
— Это особенно важно для таких компаний, как наша, потому что три года назад был принят указ «О совершенствовании специального правового режима Китайско-Белорусского индустриального парка „Великий камень“», по которому у нас льготный налоговый режим. Все особенности работы, прописанные в этом документе, реализованы в «1С», — отмечает Елизавета Савельева.
Например, для резидентов «Великого камня» применяется подоходный налог в размере 9%. Но в «Чэнду» есть работники, которые привлекаются периодически, — по договорам подряда. Соответственно, они попадают под «обычную» систему налогообложения. Никакой проблемы с этим не возникает — в «1С» можно вести учет по различным ставкам подоходного налога.
— Кроме того, у нас есть иностранные сотрудники, которые платят в Беларуси только подоходный налог. Взносы в ФСЗН и пенсионный фонд с них взимают в Китае. Раньше этот момент приходилось контролировать вручную. А в «1С» для того, чтобы эти взносы не начислялись, есть специальные настройки. Такие тонкости замечательно реализованы в карточках по работникам — все быстро рассчитывается автоматически. Налоги на землю и недвижимость тоже предусмотрены. Можно установить в программе признаки, по которым налоговые декларации будут формироваться в соответствии с указом. Если бы нужно было делать это вручную (особенно там, где работает большой штат), оставалось бы только плакать, — говорит Елизавета Савельева.
Бухгалтерскую и налоговую отчетность тоже ведут в «1С». Если первичные документы в учете отражены своевременно, формирование этих документов происходит буквально за пару минут. Их можно быстро сверить и сразу направить в контролирующие органы. По такой же схеме формируются отчеты для ФСЗН.
Пока в компании небольшой штат, типовой конфигурации программы хватает, но с вводом собственного производства планируется очередная автоматизация.
— При нынешнем режиме работы такой необходимости нет. Сейчас с помощью программы сократилось время на обработку всех данных, легко предоставлять отчеты иностранному руководству, работать в особенном налоговом режиме и рассчитывать зарплату сотрудникам. Естественно, и сам бухгалтер не такой обиженный и злой, что тоже важно для предприятия (смеется). А производство — это уже специфический процесс. Наверное, нужно будет проводить автоматизацию в части калькуляции и оформления заявок непосредственно в программе, — рассказывает собеседница.
После расширения вырастет штат сотрудников, а, значит, понадобится отдельный блок по заработной плате. В компании говорят, что, скорее всего, будут приобретать специализированную программу для расчета зарплаты и управления персоналом.
— Если будет собственное производство, будет и большой склад — много запчастей и комплектующих. В планах даже использование штрихкодирования, чтобы облегчить процесс учета. Тогда будем пользоваться «1С:Управление торговлей» или, скорее, таким современным продуктом, как «1С:ERP», — говорит Елизавета Савельева. — Он позволяет и производство планировать, и вести учет запасов и ресурсов предприятия. Все это поможет нам оптимизировать рабочие процессы и сбор данных, а это, в свою очередь, уменьшит число человеческих ошибок и поможет увеличить доходы.
