17 рекомендаций по выбору партнера 1С по автоматизации

Правильно выбранный партнёр для автоматизации – это уже 50% успеха. А неправильно выбранный партнёр – риск не получить ожидаемого результата, выйти за рамки бюджета и сроков, получить недовольных сотрудников и снижение эффективности текущих бизнес-процессов и работы компании в целом.

Итак, определимся, что такое автоматизация бизнес-процессов, что она дает компании, какие задачи решает и с чего нужно начинать.

Автоматизация бизнес-процессов – это процесс частичного или полного перевода типовых повторяющихся бизнес-операций и задач под контроль управляемой информационной системы или программно-аппаратного комплекса.

Что дает компании успешно проведенная автоматизация бизнес-процессов?

• Рост производительности труда и сведение к минимуму или полное исключение фактора человеческой ошибки.
• Более рациональное использование ресурсов предприятия.
• Увеличение прибыли и снижение затрат.
• Сокращение сроков выполнения задач.
• Улучшение качества продукции и услуг.
• Повышение качества обслуживания клиентов.
• Организация прозрачного понятного учета.
• Оперативное предоставление наглядной, точной и понятной информации и аналитики о текущей ситуации в компании для прогнозирования, принятия своевременных и верных управленческих решений.
• Безопасное хранение информации.
• Эффективность стратегического управления.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью 1С?

• Обслуживание клиентов.
• Продажи и маркетинг.
• Бухгалтерский и налоговый учет, отчетность по МСФО.
• Оперативный и финансовый учет.
• Кадровый учет и расчет заработной платы.
• Управление производством, запасами, поставками, логистикой, складами.
• Документооборот предприятия, группы компаний, холдинга.
• Торговые процессы.
• Управление качеством.
• Управление персоналом и множество других.

Сергей Наливко, заместитель директора по разработке ПО ООО «Хьюмен систем», кандидат физико-математических наук: – Меня часто спрашивают, можно ли ту или иную задачу по автоматизации решить на базе программной платформы «1С:Предприятие 8». Я всегда отвечаю, что сейчас с помощью 1С можно автоматизировать практически все. Важнее разобраться, целесообразно ли это автоматизировать вообще и на 1С в частности!

Перед тем как обратиться за помощью к франчайзи 1С для автоматизации ваших процессов, предлагаем обратить внимание на следующие моменты:

• Подготовьте описание ваших бизнес-процессов или автоматизируемого процесса. Идеально, чтобы оно было четким и подробным.

Василий Игнатенко, руководитель проектов ООО «Хьюмен систем», Ph.D in Marketing: – На мой взгляд, полстраницы текста, написанного ответственным специалистом заказчика своими руками и своими словами, гораздо важнее для него лично, чем 700 страниц ТЗ на разработку и внедрение информационной системы, которое написано консультантами и разработчиками исполнителя… В отличие от большого ТЗ, эти полстраницы гораздо лучше позволяют ему разобраться в том, что нужно автоматизировать.

• Определите цель и задачи автоматизации: какой / какие процессы необходимо автоматизировать или это будет комплексная автоматизация; каким должен быть результат.

Роман Горнов, начальник отдела Автоматизации CRM и Документооборота ООО «Хьюмен систем»: – В первую очередь определите для себя причины, которые подталкивают вас к автоматизации: что вас не устраивает в деятельности компании. Кратко изложить это, желательно на 1 странице печатного текста. Это позволит наметить цели.

Если не удается самостоятельно определить цели, границы и задачи автоматизации, рекомендуем обратиться за помощью соответствующих консультантов. Старайтесь определить задачу и конкретный бизнес-процесс или процессы, которые нужно автоматизировать, а право выбора конкретного продукта оставьте опытному франчайзи. Некоторые задачи по автоматизации можно решать с помощью разных инструментов 1С, опытный франчайзи подберет то решение, которое будет лучше подходить для вас и ваших задач.

• Убедитесь, что ключевые сотрудники, а также сотрудники, связанные с автоматизируемым бизнес-процессом, поддерживают эту инициативу. Они должны разделять ваше желание и понимание необходимости автоматизации и иметь реальную возможность участвовать в этом процессе.
• Сформируйте рабочую группу внутри компании, которая будет ответственна за проект по автоматизации.
• Учитывайте возможную необходимость материальных и временных затрат на обновление инфраструктуры и «железа» (компьютеры, серверы, каналы связи, интернет и так далее) под проект автоматизации.

Александр Адининский, соучредитель ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен интел систем»: – У среднего заказчика от принятия решения о необходимости обновления компьютерного парка до закупки и установки серверов / компьютеров уходит от месяца до полугода! Вот это и есть примерный срок остановки проектных работ, когда заказчик забывает об инфраструктуре при планировании проекта…

Рекомендации по выбору франчайзи

Итак, если вы готовы к автоматизации, рекомендуем учесть 17 важных рекомендаций по выбору франчайзи именно вашей компании:

1. Проверьте, является ли потенциальный исполнитель аттестованным франчайзи фирмы «1С»

Программы системы «1С:Предприятие» распространяются через сеть партнерских организаций. Полный список аттестованных франчайзи в конкретном регионе (стране и городе) можно узнать на сайте компании «1С». Отметим, что только аттестованный франчайзи сможет предоставить вам скидку до 50% от фирмы-разработчика 1С при наличии у вас предыдущих версий программы 1С на условиях ее последующего зачета при покупке новой программы (апгрейд).

2. Учитывайте рейтинг франчайзи 1С при выборе поставщика

Рейтинг франчайзи 1С строится исходя из таких параметров, как количество сертификатов (у каждого типа сертификата свой вес), количество внедрений, количество подтвержденных положительных отзывов клиентов, использование технологий 1С:СМК при стандартном и проектном внедрении и другое. В рейтинге нет баллов, вы можете оценивать потенциальных партнеров «1С» по занимаемым ими местам: в общем рейтинге, в рейтинге Беларуси, в рейтинге вашего города. Рекомендуем рассматривать рейтинг Беларуси, так как многие франчайзи имеют представительства и филиалы в разных городах Беларуси, хотя в рейтинге 1С отмечается только один город. Также в рейтинге можно получить дополнительную информацию о каждом франчайзи, например, контакты, количество сертификатов, решений (подтвержденных внедрений), наличие сертификата ISO 9001 и другое.

3. Обращайте внимание на размер компании и количество ШТАТНЫХ сотрудников франчайзи

Большое количество штатных сотрудников повышает вероятность того, что задачи будут выполняться вне зависимости от болезни, отпуска, увольнения сотрудников исполнителя, работающих на вашем проекте. Также большой штат сотрудников, как правило, позволяет быстрее приступить к решению сложных и больших задач и реализовать их в более сжатые сроки. Отдавать предпочтение менее крупной компании имеет смысл в том случае, если она специализируется на решении узких задач, актуальных для вашей компании. Но опасайтесь зависимости от сотрудничества с маленькими фирмами с одним или несколькими специалистом в штате! При большом заказе от других клиентов они могут не оказать вам должного внимания, не отреагировать оперативно на ваши обращения.

Разделяйте опыт компании и опыт сотрудника, который будет работать с вами. Часто бывает, что компания автоматизировала процессы у многих клиентов, но конкретные сотрудники, которые будут работать с вами, не имеют к этому никакого отношения. Поэтому рекомендуем уточнять, кто будет работать именно с вами, какой у них стаж работы в 1С, с какими клиентами работал непосредственно этот сотрудник.

4. Учитывайте текучесть кадров и средний стаж работы сотрудников потенциального партнера

Чем больше стаж работы сотрудников в компании, тем больше у них опыта и профессионализма. А ваши задачи будет решать сплочённая и эффективная команда. Низкая текучесть кадров означает высокую вероятность того, что сотрудники, которые будут ответственны за реализацию проекта, не уволятся в процессе внедрения. Также высока вероятность, что дальнейшие коммуникации будут осуществляться с проверенными сотрудниками.

5. Обратите внимание на количество сертификатов 1С у франчайзи

Сертификат 1С является официальным подтверждением того, что его владелец обладает достаточными знаниями и умениями для решения соответствующих задач.  В рейтинге франчайзи на сайте «1С» можно зайти в карточку конкретного франчайзи. Там опубликовано количество зарегистрированных у него сертификатов «1С:Специалист» и «1С:Профессионал». ВАЖНО! Наличие сертификата «1С:Специалист» означает более серьезный уровень подготовки его владельца, чем наличие сертификата «1С:Профессионал».

Обратите внимание, что сертификаты 1С могут различаться в зависимости от платформы и направления. Поэтому уточняйте у франчайзи не только общее количество сертификатов, но и их количество по автоматизируемому направлению. Например, для автоматизации бухгалтерского учета подойдет сертификат «1С:Профессионал» по внедрению прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8», а для автоматизации заработной платы – «1С:Профессионал» по внедрению прикладного решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Принимая решения, нужно учитывать и другие сертификаты 1С. Например, для сложных внедрений и комплексной автоматизации важно наличие сертификата «1С:Руководитель проекта 1С» (его владелец является экспертом в области управления проектами), «1С:Руководитель корпоративных проектов» (его владелец является экспертом в области управления крупными проектами), «1С:Эксперт по технологическим вопросам» и другое.

Обращаем внимание, что количество сертификатов, числящихся за конкретной организацией, может не совпадать с количеством сертификатов, имеющихся у ее сотрудников. Иногда сертификаты сотрудника при смене места его работы могут быть зачислены на нового работодателя лишь спустя месяцы и даже годы. Все это время они продолжают числиться за старым работодателем.

6. Учитывайте, сколько лет компания работает на рынке

Говорят, что в первый год существования закрывается 90% зарегистрированных организаций, а во второй и третий – 80% оставшихся. Компании, которые работают на рынке долго, считаются более надежными, чем молодые. Конечно, не стоит руководствоваться только этим критерием. Нельзя сказать однозначно, что компания, которая на рынке уже 10 лет, лучше той, что работает всего 5 лет. А компания, которой уже более 20 лет, будет работать лучше, чем предприятие с 10-летней историей. Однако при прочих равных рекомендуем отдавать предпочтение более опытным игрокам рынка с более длительной историей. Важно понимать, что автоматизация бизнес-процессов подразумевает не только внедрение, но и дальнейшее обслуживание и консультации. Поэтому уверенность, что ваш поставщик 1С будет работать долго, имеет большое значение.

7. Учитывайте опыт франчайзи и количество его клиентов: не только пользователей проданного им ПО, но и клиентов, находящихся на постоянном обслуживании

На сайте «1С» в карточке у каждого франчайзи можно посмотреть количество опубликованных решений и количество опубликованных решений с подтверждением. Там же можно ознакомиться с полным списком компаний, которым провел внедрение данный франчайзи.

Опубликованные решения – это внедрение продуктов 1С, зарегистрированные на сайте 1С. 

Опубликованное решение с подтверждением – это успешное внедрение продукта 1С, которое подтверждено печатью и подписью ответственного лица заказчика. Подтверждение включает в себя информацию о внедренном прикладном решении, проведенных работах, автоматизированных участках, количестве автоматизированных рабочих мест, подтверждение того, что система принята в эксплуатацию.

8. Обратите внимание на опыт франчайзи именно в вашей сфере деятельности, изучите отзывы от клиентов

Вы можете попросить потенциальных исполнителей предоставить список клиентов из вашей сферы деятельности (отрасли), которым они внедряли похожие продукты 1С с контактами представителя. Рекомендуем обзвонить несколько клиентов и уточнить, был ли внедрен продукт 1С или все закончилось продажей «коробки»; остался ли клиент доволен как процессом, так и результатом внедрения с конкретным франчайзи 1С и готов ли он рекомендовать сотрудничество с ним.

9. При сравнении потенциальных исполнителей, учитывайте только те их статусы, которые важны для вас

Многие поставщики имеют ряд статусов и регалий. Подумайте, какие из них действительно важны для вас, а какие вряд ли повлияют на качество решения задачи. Например, наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям международного стандарта ISO 9001 действительно важно. Эта система обеспечивает управление качеством оказываемых услуг, бизнес-процессами, стратегией, персоналом, способствует повышению удовлетворенности клиента.

Александр Брилёнок, директор ООО «Хьюмен систем», Ph.D in IT, MBA: – СМК – на сегодня это не просто система менеджмента качества, это полноценная система управления предприятием, которая значительно повышает эффективность всей деятельности.

10. Если франчайзи 1С находится в другом городе, уточните, есть ли у него специалисты или представительства в вашем городе или в рядом находящихся городах

Марина Трипутина, руководитель проекта ООО «Хьюмен систем», Ph.D in Economics, MBA: – Если у франчайзи 1С есть представитель в другом городе, то желательно сразу уточнить и четко понимать, как будет происходить между представителем и заказчиком последующее взаимодействие, каковы гарантированные сроки обратной связи с заказчиком и стоимость сопровождения ПО после его внедрения. Если вам говорят: «Не волнуйтесь, программа будет сама работать, только купите ее» – бегите оттуда.

11. Если представительства франчайзи в вашем городе нет, уточните стоимость ставки часа работы специалиста при выезде в ваш регион. Часто в эту ставку включают затраты на дорогу, поэтому она выше стандартной

Ставка часа может различаться по некоторым продуктам или услугам. Обязательно уточняйте, по каким продуктам, направлениям, работам и услугам ставка часа будет выше стандартной. Помните, что ставка часа не является показателем уровня цен на услуги. Опытный профессионал с большей ставкой, разбирающийся в вашей предметной области, может реализовать конкретную задачу за гораздо меньший отрезок времени, чем специалист, берущийся за любую работу с меньшей ставкой. В итоге общая стоимость работы профессионала окажется ниже.

12. Если представительства исполнителя в вашем городе нет, рассматривайте возможность удаленной работы через интернет.

Стоимость такой услуги не должна отличаться от стандартной. Также уточните, какая будет тарификация: поминутная или почасовая.

13. При автоматизации сложного процесса или комплексной автоматизации уделите внимание компетентности сотрудников и экспертов потенциального поставщика при общении с вами на предварительных встречах

Также важно, чтобы представители франчайзи старались разобраться в ваших задачах, в специфике деятельности и бизнес-процессов, прежде чем называть окончательные сроки и стоимость решений.

14. Просите франчайзи провести демонстрацию продукта, который планируется использовать для автоматизации задачи

Во время презентации можно оценить саму программу и уровень подготовки специалистов компании.

15. При сравнении коммерческих предложений от разных франчайзи берите в расчет не только стоимость программного обеспечения, но и стоимость внедрения, а также других услуг

Обращаем внимание, что продажа продуктов 1С ниже рекомендованных цен не допускается фирмой 1С.

16. Уточните, есть ли у франчайзи линия консультации

Платная она или бесплатная, время ее работы, а также есть ли лимиты по количеству звонков на линию и ограничения по продолжительности одного звонка.

17. Узнайте, есть ли у поставщика качественная документация к его программам, есть ли дающие представления о работе видеоролики и видеоинструкции в открытом доступе

Выбор франчайзи 1С для автоматизации бизнес-процессов – ответственная и одна из самых важных задач в проекте. От правильности принятого решения зависит не только итоговый результат, сроки и бюджет, но и сам факт того, что автоматизация будет доведена до конца (выполнена).

Мы дали вам подробную инструкцию из 17 рекомендаций, на которые стоит обратить внимание при выборе франчайзи 1С. Определите те критерии, которые будут важны именно вам, и отбросьте те, которые не имеют значения.

Надеемся, что эта статья позволит вам уверенно сделать свой выбор в этом вопросе.