ООО «Санта Ритейл»

ООО «Санта Ритейл» - крупная национальная сеть магазинов различных форматов: маркеты, супермаркеты и магазины-эконом. По всей Беларуси включает более 190 магазинов, основными видами деятельности которых являются оптовая и розничная торговля, собственное производство, оказание услуг аренды. ООО «Санта Ритейл» входит в холдинг Группа компаний «Санта», который включает свыше 40 компаний. Среди них поставщики сырья, производители готовой продукции, дистрибуционные и логистические компании, ритейлерская сеть и другие компании.

Основные цели проекта - организация единой информационной системы на базе средств программной платформы «1С:Предприятие» для учета финансово-хозяйственной деятельности организации с целью повышения эффективности работы предприятия путем автоматизации бухгалтерского и налогового учета.

Основными задачами проекта стали:

• создание единой информационной системы для учета финансово-хозяйственной деятельности организации;
• консолидация данных систем оперативного учета в единой системе бухгалтерского учета по 200 магазинам путем автоматической (по регламенту) загрузки данных;
• обеспечение информационной поддержки бизнес-процессов, принятия управленческих решений;
• автоматизация повседневной деятельности персонала с использованием современных технологий и средств обработки и представления информации;
• внедрение более прогрессивных методов планирования и контроля хозяйственных и коммерческих операций;
• повышение общей культуры управления, сокращение объема бумажного документооборота, реализации новых, более оптимальных схем построения бизнес-процессов;
• автоматическая загрузка и распределение входящих ЭСЧФ в размере от 100 тыс. ЭСЧФ в месяц.

В качестве партнера по автоматизации по результатам проведенного конкурсного отбора была выбрана группа компаний Хьюмен Интел Систем (ООО «Хьюмен систем», ООО «Хьюмен интел систем»).

В качестве платформы для автоматизации была выбрана программа «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», оригинальная конфигурация «Моя бухгалтерия 8», разработанная ООО «Хьюмен систем» и значительно доработанная  специалистами компании-исполнителя согласно предъявленным функциональным требованиям, которые были отражены в документе «Техническое задание».

В ходе проекта были реализованы ключевые этапы проектной методологии: была сформирована проектная команда, которая постоянно работала с сотрудниками компании; проведено пред проектное обследование предприятия, результатом которого стало техническое задание на разработку. На основании технического задания была выполнена масштабная разработка различных механизмов, отчетов, интеграций, необходимых для полноценной работы в новой системе. Пользователи были обучены работе с функционалом нового программного обеспечения, для удобства пользователей были подготовлены инструкции. После тестовых испытаний системы, она была введена в эксплуатацию.

Под специфику учета на предприятии специалисты «Хьюмен систем» выполнили ряд доработок:

• Разработана автоматическая загрузка документов по оптовым складам, розничным складам и складам общепита из 1с 7.7;
• Разработана автоматическая загрузка документов по оптовым и розничным складам из ПО «LS Fusion» (около 200 складов);
• Разработана автоматическая загрузка проводок по начислению зарплаты из 1с 7.7, выгрузка командировочных расходов сверх норм в 1с 7.7 зуп;
• Автоматическое формирование платежных поручений с учетом наступающих сроков оплаты;
• Автоматизирован учет НДС по инвестиционным договорам с формированием перечня для возврата НДС;
• Автоматическая загрузка входящих ЭСЧФ в размере от 100 тыс. ЭСЧФ в месяц;
• Разработана загрузка файлов, поступающих от МТС и А1, расчет сумм удержаний с учетом установленных лимитов, формирование проводок по удержанию, выгрузка сумм к удержанию в lc 7.7 ЗУП;
• Разработаны отчеты для сдачи статистической отчетности (1-ис, 4-ис, 6-ис);
• Распределение транспортных расходов между складами по документам внутрисетевого развоза;
• Расчет сумм удержаний по путевым листам с учетом установленных лимитов пропорционально отработанному времени, выгрузка сумм к удержанию в 1с 7.7.

Срок реализации проекта составил примерно 9 месяцев, система была принята в промышленную эксплуатацию в июле 2020 года. Автоматизировано 200 рабочих мест при общей численности работников предприятия более 8000 человек.

В результате выполненных проектных работ была создана и внедрена новая информационная система, сотрудники компании были обучены работе с новым программным обеспечением, был обеспечен обмен данными с другими информационными системами, действующими на предприятии. 

Среди результатов проекта можно выделить следующие:

• снижение трудоемкости и сокращение сроков обработки информации;  
• снижение ошибок при обработке учетной информации;
• повышение достоверности информации;
• получение информации в реальном времени;
• исключение двойного ввода информации по хозяйственным операциям;
• повышение детализации аналитического учета, информативности данных;
• автоматическая загрузка документов по 200 магазинам по регламенту;
• автоматическая загрузка ЭСЧФ в объеме от 100 тысяч ЭСЧФ в месяц;
• усиление контрольных функций.