Материальные потоки являются основой хозяйственной деятельности торгового предприятия. Минимизация складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности являются залогом эффективной деятельности предприятия. Использование функционала управления запасами позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур.
В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.
Прикладное решение позволяет:
- управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
- вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;
- детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку заказов покупателей (товаров в накладных) на складе;
- учитывать и контролировать серийные номера, сроки годности и сертификаты;
- контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;
- задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе;
- учитывать ГТД и страну происхождения, страну производства товара;
- комплектовать и разукомплектовывать товары;
- резервировать товары.
Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.
Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.
Предусматривается проведение инвентаризаций товаров и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).
Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, RFID-считыватели.
Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого товара по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемые товары по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости.
Операции поступления и списания товаров полностью автоматизированы в конфигурации:
Поступление. Для регистрации факта поступления товаров на склад используется документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, номенклатуре и других характеристиках товаров. Кроме того, поступление товаров может быть зарегистрировано на основании документов «Приходный ордер на товары», «Оприходование товаров», «Перемещение товаров» и некоторых других документов.
В конфигурации реализована возможность указания приоритетов мест хранения товаров. Это позволит сократить время поиска товаров на складе и время сборки заказов, а при оформлении поступления новых товаров позволит быстро разложить товары по их местам хранения.
Информация о стоимости товаров на складах хранится в информационной базе в разрезе партий. Партия — это совокупность товаров, поступивших по одному документу. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией, о цене единицы номенклатуры и др.
Конфигурация содержит отчеты, предназначенные для анализа поступления и выбытия товаров.
Списание. Выбытие товаров со склада может быть оформлено с помощью документа «Перемещение товаров».
При выбытии товаров со склада в результате их продажи используется документ «Реализация товаров и услуг».
В общем случае одинаковые товары, относящиеся к разным партиям, могут иметь разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики предприятия следует выбрать правило определения стоимости товаров при их выбытии со склада.
Для определения стоимости товаров при их выбытии конфигурация ориентируется на способы, разрешенные в бухгалтерском учете:
- по себестоимости первых по времени поставок (FIFO);
- по себестоимости последних по времени поставок (LIFO).
При использовании способов LIFO или FIFO партионный учет нужен, поскольку себестоимость поставки — это свойство партии. Партия выбирается по дате документа поставки.
Способ списания товаров выбирается в настройках учетной политики предприятия.
В отдельных случаях списывается предопределенная партия, например, если партия была зарезервирована под конкретный заказ покупателя.
Ведение учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости товаров по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости товаров, закрепленных за каждым материально-ответственным лицом (МОЛ).
Отчетность и инвентаризация
Складские отчеты. Конфигурация содержит комплект отчетов, позволяющих контролировать уровень и изменение запасов в различных аналитических разрезах. Каждый отчет содержит универсальный механизм настройки, который позволяет углубить степень детализации выводимой информации до характеристик номенклатуры и документа партии, в то же время позволяет ограничить объем выводимой информации путем ее отбора по какому-либо критерию.
Для получения сведений об изменениях запасов на оптовых складах, в автоматизированных торговых точках соответственно предназначены отчеты: «Ведомость по товарам на складах» и «Ведомость по товарам в рознице».
Ряд отчетов конфигурации предназначен для оценки эффективности работы с запасами и принятия тактических и стратегических управленческих решений, в частности, отчет «Анализ оборачиваемости товаров».
Инвентаризация. Залогом сохранности имущества предприятий является регулярное проведение инвентаризаций.
Конфигурация обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товаров на складах, в процессе которых фактическое количество товаров сверяется с остатками по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе используется документ «Инвентаризация товаров на складе».
В то же время конфигурация поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ «Инвентаризация товаров на складе» сведениями об остатков товаров на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму «Сличительная ведомость». При большом размере складского хозяйства можно сформировать целый комплект документов «Инвентаризация товаров на складе» - по отдельному документу для каждой группы товаров и места хранения - и распечатать соответствующий комплект сличительных ведомостей. После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии товаров.
После завершения работы инвентаризационной комиссии полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа «Инвентаризация товаров на складе». При выявлении излишков товаров можно автоматически сформировать документ для их оприходования, при выявлении недостачи - документ списания.
Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи товаров и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.
